KPI คืออะไร รู้จักตัวชี้วัดความสำเร็จของมนุษย์ออฟฟิศ

KPI คืออะไร ตัวชี้วัดความสำเร็จที่พนักงานออฟฟิศทุกคนควรรู้

ไม่ว่าจะเป็นมนุษย์ออฟฟิศ หรือผู้บริหารที่มีอาชีพเงินเดือนหลักแสน เชื่อว่าใคร ๆ ก็ต้องคุ้นเคยกับคำว่า KPI กันทั้งนั้น เพราะ KPI คือปัจจัยสำคัญที่หลาย ๆ องค์กรมักจะใช้เพื่อประเมินผลประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และในบทความนี้ เราจะพาทุกคนมาทำความรู้จักกับ KPI กันให้มากขึ้น สำหรับใครที่ไม่เข้าใจว่า KPI คืออะไร ทำไมต้องตั้ง KPI สูง ๆ ไล่ตาม KPI แล้วจะดีกับองค์กร ดีกับตัวเองจริงไหมมาดูกัน

เลือกอ่านตามหัวข้อ

• KPI คืออะไร
• การวิเคราะห์ KPI มีกี่ประเภท?
• การวิเคราะห์ KPI ทั้งด้านบวกและด้านลบ
• เทคนิคการสร้าง KPI ที่ดีในการทำงาน
• ประโยชน์ของการมี KPI Income
• เคล็ดลับสู่ความสำเร็จ บรรลุ KPI ตามเป้าหมายที่วางไว้

KPI คืออะไร

KPI คือดัชนีที่จะสามารถชี้วัดความสำเร็จของการทำงานที่มีความหมายตามตัวอักษร ดังนี้

• K = Key หมายถึง เป้าหมาย หรือหัวใจหลักของความสำเร็จ
• P = Performance หมายถึง ความสามารถหรือประสิทธิภาพในการทำงาน
• I = Indicator หมายถึง ตัวชี้วัด หรือสิ่งที่แสดงผล

เมื่อรวมกัน KPI ที่ย่อมาจาก Key Performance Indicators จึงหมายถึงตัวชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน โดย ตัวชี้วัดนี้จะทำหน้าที่วัดและประเมินผลการทำงานรวมไปถึงพฤติกรรมให้ออกมาอยู่ในรูปแบบตัวเลขหรือมาตราวัดอื่น ๆ เพื่อประเมินว่าประสิทธิภาพในการทำงานรวมไปถึงความสามารถของพนักงานนั้นเป็นไปตามเป้าหมายที่องค์กรกำหนดไว้หรือไม่

การวิเคราะห์ KPI มีกี่ประเภท?

ทำความรู้จักกับความหมายของตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานกันไปแล้ว มาต่อกันที่ประเภทของ KPI ที่มีการวิเคราะห์ต่างรูปแบบกันเล็กน้อย แบ่งเป็น 2 ประเภท ดังนี้

การวิเคราะห์ KPI ทางตรง

การวิเคราะห์ KPI ทางตรง เป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานที่มีความชัดเจน เพราะไม่จำเป็นต้องตีความใด ๆ อีกทั้งยังมีความโปร่งใสเพราะมีหลักฐานและสามารถตรวจสอบได้ ซึ่งตัวชี้วัดประเภทนี้มักจะวัดผลจากตัวเลขเป็นหลัก เช่น ตัวเลขของยอดขายสินค้า จำนวนสินค้าที่มีตำหนิ ตัวเลขกำไรขาดทุน หรือตัวเลขของยอดผลิตสินค้า เป็นต้น

การวิเคราะห์ KPI ทางอ้อม

การวิเคราะห์ KPI ทางอ้อม เป็นเกณฑ์การประเมินความสำเร็จที่ไม่ได้แสดงผลออกมาชัดเจนแบบ KPI ทางตรง แต่จะเป็นเกณฑ์การประเมินที่ผ่านกระบวนการตีความ มีความซับซ้อนและขึ้นอยู่กับความพึงพอใจของแต่ละบุคคล โดยค่า KPI ทางอ้อมจะไม่ได้วัดผลจากตัวเลขแต่จะอยู่ในรูปแบบมาตรวัดแบบช่วง เช่น น้อยมาก, น้อย, ปานกลาง, ดีและดีมาก ซึ่งทักษะการทำงาน บุคลิกภาพ หรือทัศนคติก็เป็นตัวอย่างของ KPI ทางอ้อมที่เรารู้จักกันเป็นอย่างดีเช่นกัน

การวิเคราะห์ KPI ทั้งด้านบวกและด้านลบ

หลายคนอาจจะคุ้นเคยกับการวิเคราะห์ตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานในเชิงบวกเพื่อเป็นการกระตุ้นการทำงานของพนักงาน แต่หลายองค์กรมีการวิเคราะห์ KPI ทั้งด้านบวกและด้านลบเพราะนอกจากตัวชี้วัดด้านบวกจะกระตุ้นให้พนักงานปฏิบัติงานตามแผนที่องค์กรวางไว้แล้วตัวชี้วัดด้านลบก็ยังเป็นตัวช่วยให้การสำรวจจุดอ่อนเพื่อพัฒนาการทำงานของพนักงานได้เช่นกัน โดย KPI ด้านบวกและด้านลบมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. Positive KPI

หลายคนอาจจะคุ้นเคยกับเกณฑ์การประเมิน KPI อย่าง ยอดขาย ผลผลิต จำนวนลูกค้าที่เพิ่มมากขึ้น หรือคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าเป็นอย่างดี เพราะวิธีการประเมินผลเหล่านี้หมายถึง Positive KPI คือดัชนีวัดความสำเร็จในเชิงบวก ซึ่งจะเป็นวิธีการประเมินผลการทำงานในด้านดีนั้นเอง

2. Negative KPI

Negative KPI คือดัชนีวัดความสำเร็จในเชิงลบ เป็นการกำหนดวิธีการประเมินผลที่จะใช้ปัญหาหรือจุดบกพร่องมาเป็นเกณฑ์ประเมินผลการทำงานในด้านลบ อาทิ คำร้องเรียนของลูกค้า การขาดทุน ยอดขายที่ลดลง หรือจำนวนสินค้าที่มีตำหนิ เป็นต้น

เทคนิคการสร้าง KPI ที่ดีในการทำงาน

การสร้างตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีและครอบคลุมทักษะการทำงานของพนักงานถือเป็นความท้าทายอีกรูปแบบหนึ่งขององค์กร เพราะตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีจะช่วยติดตามประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและช่วยให้องค์กรสามารถเรียนรู้วิธีพัฒนาองค์กรให้เป็นไปตามแผนที่วางไว้ ซึ่งสร้างตัวชี้วัดด้วยหลักการ SMART เป็นเทคนิคที่ได้รับความนิยมมากที่สุด เพราะสามารถประเมินผลการทำงานได้อย่างครบถ้วนไม่ว่าจะเป็น KPI ทางตรงหรือ KPI ทางอ้อม โดยการวัดผลแบบ SMART ประกอบไปด้วย

• S : Specific หมายถึงความเฉพาะเจาะจง เพราะตัวชี้วัดที่ดีจะต้องมีเป้าหมายและการวัดผลที่ชัดเจนเพื่อให้พนักงานทราบเป้าหมายที่ชัดเจนขององค์กร และควรหลีกเลี่ยงการตั้งตัวชี้วัดแบบภาพรวม เช่น ปีนี้ยอดขายของบริษัทจะต้องเพิ่มขึ้น แต่ควรจะระบุเป้าหมายที่ชัดเจนเพื่อให้พนักงานทราบความคาดหวังขององค์กร เช่น ปีนี้ยอดขายของบริษัทจะต้องเพิ่มขึ้นอย่างน้อย 20% จากยอดขายของปีที่แล้ว เป็นต้น
• M : Measurable หมายถึงตัวชี้วัดนั้น ๆ จะต้องสามารถวัดผลได้จริง โดยจะต้องมีหลักการวัดผล วิธีการวัดผล รวมไปถึงวิธีการคำนวณให้ได้ผลสรุปออกมาอย่างชัดเจนมีหลักฐานยืนยันได้เพราะ KPI ที่ประกอบไปด้วย Measurable จะช่วยให้องค์กรหรือเจ้าของกิจการสามารถรู้ได้ว่าการปฏิบัติงานของพนักงานนั้นสำเร็จหรือไม่ หากยังไม่สำเร็จยังจะมีวิธีการอย่างไรบ้างที่จะช่วยให้การปฏิบัติงานของพนักงานเข้าใกล้เป้าหมายที่บริษัทวางเอาไว้
• A : Achievable หมายถึงตัวชี้วัดนั้นจะต้องเป็นตัวชี้วัดที่สามารถบรรลุผลได้จริง เพราะจริงอยู่ที่การตั้งเป้าหมายให้สูงสามารถสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงานได้ แต่หากตั้งเป้าหมายเอาไว้โดยไม่คำนึงถึงหลักความเป็นจริงก็อาจจะทำพนักงานเสียกำลังใจจนส่งผลกับสุขภาพจิตได้เช่นกัน อีกทั้งการกำหนดตัวชี้วัดก็ไม่ควรจะต่ำหรือง่ายจนเกินไปเพราะอาจจะทำให้การวัดผลล้มเหลวได้ ดังนั้น KPI ที่ดีจึงควรจะต้องเป็นเป้าหมายที่มีโอกาสสำเร็จได้จริงและยังสามารถกระตุ้นให้เกิดการปฏิบัติงานเพื่อบรรลุเป้าหมายที่องค์กรวางไว้
• R : Realistic หรือความสมเหตุสมผลเป็นหนึ่งองค์ประกอบของตัวชี้วัดที่มีคุณภาพ เพราะการกำหนด KPI จะต้องคำนึงถึงความเป็นจริงประกอบกับการพิจารณาสถานการณ์ของธุรกิจและองค์กรประกอบด้วย โดยการคำนวณ KPI ที่ดีจะต้องตั้งขึ้นให้สัมพันธ์กับผลประกอบการและสถานการณ์ของธุรกิจ ไม่ใช่ตั้งขึ้นมาลอย ๆ โดยไม่สนใจปัจจัยอื่น ๆ เช่น การตั้งเป้าหมายว่าจำนวนยอดขายให้เพิ่มขึ้น 50% ภายใน 6 เดือนในขณะที่แนวโน้มของยอดขายในแต่ละปีนั้นมีจำนวนลดลง เป็นต้น
• T : Timely หมายถึงมีการกำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจน เพราะการกำหนดกรอบเวลาให้ชัดเจนจะทำให้ ระบบ KPI ที่องค์กรวางไว้มีความชัดเจนและสามารถวางแผนการปฏิบัติงานในส่วนต่าง ๆ ได้ แต่ถ้า ไม่มีการกำหนดกรอบเวลาของตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานที่ชัดเจนก็จะทำให้ตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ไม่มีความหมายเพราะไม่รู้ว่าเมื่อไหร่จะถึงเวลาวัดและประเมินผล

ประโยชน์ของการมี KPI

ทำความรู้จักกับเทคนิคการสร้าง KPI กันไปแล้ว เรามาทำความรู้จักกับประโยชน์ของ KPI กันบ้างดีกว่าว่านอกจากจะสามารถประเมินการทำงานของพนักงานได้แล้วตัวชี้วัดเหล่านี้ยังมีประโยชน์อะไรอีกบ้าง โดยประโยชน์ของตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานมีดังต่อไปนี้

• ไม่ว่าจะเป็นอาชีพเงินเดือนหลักแสน หรือเป็นพนักงานบริษัท KPI ก็ยังคงเป็นตัวชี้วัดที่สามารถช่วยติดตามและวัดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้เป็นอย่างดี นอกจากนี้ตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานที่มีความแม่นยำก็ยังช่วยให้ผู้บริหารหรือเจ้าของธุรกิจเข้าใจถึงสถานการณ์ของธุรกิจได้เป็นอย่างดีอีกด้วย
• KPI คือสิ่งที่สามารถช่วยปรับปรุงการทำงานของพนักงาน อีกทั้งตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานยังทำให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรและมีส่วนร่วมในการพัฒนาองค์กรให้ไปถึงเป้าหมายที่วางไว้ได้
• ตัวชี้วัดที่ครอบคลุมทักษะการทำงานของพนักงานจะสามารถช่วยกำหนดกลยุทธ์ตลอดจนแผนการลงทุนในอนาคตได้
• องค์กรสามารถใช้ข้อมูลที่ได้จากเกณฑ์ประเมินผลการทำงานมาใช้ตรวจสอบจุดด้อยรวมไปถึงข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น พร้อมทั้งยังสามารถพัฒนาเกณฑ์ประเมินผลการทำงานในปีต่อ ๆ ไปได้อีกด้วย
• KPI คือเครื่องมือที่จะช่วยให้พนักงานรวมไปถึงผู้บริการได้เรียนรู้เทคนิคและวิธีการใหม่ ๆ ที่จะช่วยพัฒนาองค์กรให้ไปถึงเป้าหมายที่วางเอาไว้ได้

เคล็ดลับสู่ความสำเร็จ บรรลุ KPI ตามเป้าหมายที่วางไว้

สำหรับพนักงานออฟฟิศคนไหนที่มองหาวิธีเพิ่มทักษะในการทำงานเพื่อบรรลุ KPI ที่องค์กรตั้งไว้ คอร์สเรียนออนไลน์ฟรีก็ถือเป็นอีกตัวเลือกที่น่าสนใจ เพราะนอกจากจะสามารถเลือกคอร์สได้ตามความต้องการแล้วก็ยังได้ใบประกาศนียบัตรอีกด้วย เรียกได้ว่านอกจากจะได้ทักษะที่ช่วยให้ประสบความสำเร็จให้กับอาชีพในฝันแล้วก็ยังได้ทักษะการลงทุนเพิ่มด้วย

แน่นอนว่าการลงทุนเพิ่มทักษะและพัฒนาความสามารถนั้นบางครั้งก็อาจจะมีค่าใช้จ่ายในการสมัครคอร์สเรียน หรือค่าใช้จ่ายในการซื้ออุปกรณ์ที่จำเป็นอย่างแท็บแล็ตหรือคอมพิวเตอร์ ใครที่ยังติดปัญหาเรื่องค่าใช้จ่ายขอแนะนำบัตรกดเงินสด KTC PROUD ให้เป็นผู้ช่วยในการลงทุนพัฒนาตัวเองและเพิ่มทักษะเพื่อบรรลุ ตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานที่บริษัทตั้งไว้ โดยบัตรกดเงินสด KTC PROUD มีโปรโมชันร่วมกับสินค้าและบริการมากมายอีกทั้งยังสามารถกดเงินผ่านตู้ ATM และโอนเงินผ่านแอปพลิเคชันได้แบบไม่เสียค่าธรรมเนียมอีกด้วย

*กู้เท่าที่จำเป็นและชำระคืนไหว อัตราดอกเบี้ย 25% ต่อปี

บัตรกดเงินสด KTC สนับสนุนสภาพคล่องทางการเงิน เพื่อคุณภาพชีวิตที่ดียิ่งขึ้น

*กู้เท่าที่จําเป็นและชําระคืนได้ตามกําหนด จะได้ไม่เสียดอกเบี้ย 25% ต่อปี