Job Description คืออะไร เขียนยังไง? พร้อมตัวอย่างของแผนกต่างๆ

สำหรับมนุษย์เงินเดือน หรือเด็กจบใหม่ที่เริ่มหางาน ก็น่าจะเคยได้ยิน หรือได้เห็นคำว่า Job Description หรือที่เรียกสั้นๆ กันว่า JD ผ่านหู ผ่านตากันมาบ้าง ว่าแต่ Job Description นั้นคืออะไร และทำไมจึงต้องให้ความสำคัญ พร้อมยกตัวอย่างการเขียน Job Description ของแผนกต่างๆ วันนี้ KTC จะพาทุกคนไปทำความเข้าใจพร้อมๆ กัน

Job Description คือการเขียนบรรยายว่าตำแหน่งงานนั้นๆ มีหน้าที่อะไรต้องรับผิดชอบบ้าง

Job Description คืออะไร?

Job Description หรือที่เรียกติดปากกันสั้นๆ ว่า “JD” สามารถแปลเป็นภาษาไทยได้ว่า คำบรรยายลักษณะของงาน ก็คือการเขียนบรรยายว่าตำแหน่งงานนั้นๆ มีหน้าที่อะไรต้องรับผิดชอบบ้าง มีลักษณะการทำงานอย่างไร และต้องทำงานอะไรในตำแหน่งนั้นๆ เพื่อให้ผู้สมัครสามารถวิเคราะห์และมองเห็นภาพได้ว่างานที่สมัคร หรืองานที่ติดต่อมา มีลักษณะเหมาะสมกับความสามารถของตนเองหรือไม่ และมีทักษะที่สามารถทำงานในตำแหน่งนั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

องค์ประกอบสำคัญของ Job Description มีอะไรบ้าง?

การเขียน Job Description มีองค์ประกอบหลายอย่างด้วยกัน ซึ่งต้องเน้นการสื่อสารที่ชัดเจน ละเอียด และมีเนื้อหาครอบคลุม ครบถ้วน เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นได้ โดยสามารถแยกองค์ประกอบของ Job Description ได้ดังนี้

• ชื่อตำแหน่งงาน (Job Title)

สามารถใส่เป็นชื่อได้ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ เพื่อให้ผู้สมัครเข้าใจภาพรวมของตำแหน่งงานได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

• คุณสมบัติของผู้สมัคร (Qualifications)

ระบุรายละเอียดคุณสมบัติของผู้สมัครที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นวุฒิการศึกษา ประสบการณ์การทำงาน ทักษะในการทำงาน หรือใบรับรองอื่นๆ เพิ่มเติมที่ตำแหน่งงานนั้นต้องการ

• หน้าที่และความรับผิดชอบ (Responsibilities and Duties)

อีกส่วนที่ต้องเขียนให้ชัดเจน และครอบคลุม โดยอธิบายถึงหน้าที่ ความรับผิดชอบต่างๆ ของตำแหน่งงานนั้นๆ ว่าต้องทำอะไรบ้าง? มีอะไรต้องรับผิดชอบเป็นหลัก หรือต้องมีรายละเอียดในการส่งงานอย่างไร เพื่อให้ผู้สมัครมีความเข้าใจในงานที่ต้องรับผิดชอบเบื้องต้นก่อนการสัมภาษณ์จริง

• โครงสร้างของตำแหน่ง (Structure)

องค์ประกอบต่อมาก็คือรายละเอียดโครงสร้างของตำแหน่ง ว่าอยู่ในแผนกใดขององค์กร หรือบริษัท หรือขึ้นกับสายงานใด เพื่อให้ผู้สมัครมองเห็นรายละเอียดของตำแหน่งงานได้มากยิ่งขึ้น

• วัตถุประสงค์ของงาน (Objective)

อธิบายถึงเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน ว่าต้องการสิ่งใดจากงานในตำแหน่งนี้ เพื่อให้ผู้สมัครเห็นภาพรวมในการทำงาน และเข้าใจว่าต้องทำอะไรเพื่อจะได้ตอบโจทย์กับความต้องการของบริษัทหรือองค์กร

• เงินเดือนและสวัสดิการ (Salary and Benefits)

อีกองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้ และยังมีความสำคัญมาก ก็คือการเขียนระบุเงินเดือน และสวัสดิการ หรือผลประโยชน์จากองค์กร หรือบริษัทที่จะให้กับพนักงาน หากเงินเดือนและสวัสดิการ ตอบโจทย์ความต้องการของผู้สมัคร หรือให้ผลประโยชน์ที่คุ้มค่า ย่อมเป็นตัวช่วยที่ดีในการโน้มน้าวจิตใจให้ผู้สมัครเข้าทำงานกับองค์กรได้เป็นอย่างดี

Job Description เขียนยังไง?

การเขียน Job Description ที่ดี มีองค์ประกอบง่ายๆ โดยสามารถแบ่งได้ดังนี้

• อธิบายลักษณะ และรายละเอียดงานชัดเจน

อธิบาย และระบุลักษณะของเนื้องาน ความรับผิดชอบ และรายละเอียดการทำงานได้อย่างชัดเจน มีเนื้อหาครอบคลุมเพื่อให้ผู้สมัครสามารถพิจารณาตำแหน่งงานได้เข้าใจอย่างแท้จริง

• เขียนโดยผู้ที่รู้ หรือเคยทำงานในตำแหน่งดังกล่าว

Job Description ของตำแหน่งงาน ควรเขียนโดยผู้เชี่ยวชาญ หรือผู้ที่เคยทำงานตำแหน่งนั้นๆ มาก่อน เพราะย่อมเข้าใจ และรับทราบถึงรายละเอียดของลักษณะงานได้เป็นอย่างดี

• กระชับ เข้าใจง่าย และได้ใจความ

ควรเขียนด้วยภาษาที่กระชับ เข้าใจง่าย และสื่อสารได้ตรงกับใจความที่ต้องการสื่อ เนื่องจากการเขียน Job Description ค่อนข้างมีความยาวพอสมควร จึงไม่ควรใช้คำที่เวิ่นเว้อ หรือความหมายกำกวม เพราะอาจสื่อสารผิดพลาดได้

• ระบุเนื้อหาครบถ้วน

ควรระบุเนื้อหารายละเอียดอย่างครบถ้วน ตามองค์ประกอบของ Job Description ที่กล่าวไว้ข้างต้น ก็จะช่วยให้เนื้อหาของ Job Description ครบถ้วน และสื่อสารถึงผู้สมัครได้อย่างมีประสิทธิภาพ

JD กับ JS ต่างกันยังไง?

JD มาจากคำว่า Job Description ซึ่งมีความหมายในภาษาไทยว่า “คำบรรยายลักษณะงาน” หมายถึงการอธิบายลักษณะตำแหน่งงาน ความรับผิดชอบ ว่ามีบทบาทหน้าที่อย่างไรบ้างในการทำงานตำแหน่งนั้นๆ ส่วน JS นั้นย่อมาจากคำว่า Job Specification หรือแปลเป็นภาษาไทยได้ว่า “คุณสมบัติที่จำเป็นในการทำงาน” ซึ่งก็คือลักษณะคุณสมบัติที่จำเป็นในการทำงานตำแหน่งนั้นๆ ไม่ว่าจะเป็นวุฒิการศึกษา ประสบการณ์ในการทำงาน หรือทักษะเพิ่มเติมที่ได้จากการฝึกอบรม ดังนั้นทั้ง 2 คำ จึงมีความหมายที่แตกต่างกัน

แม้จะตำแหน่งเดียวกัน แต่องค์กรหรือบริษัทย่อมมีความต้องการที่แตกต่างกัน การเขียน Job Description จึงต่างกันไปด้วย

ตัวอย่าง Job Description ของแผนกต่างๆ ในบริษัท

การเขียน Job Description เรียกได้ว่ามีความหลากหลาย เพราะแม้จะเป็นตำแหน่งเหมือนกัน แต่แต่ละองค์กร หรือบริษัทย่อมมีความต้องการที่แตกต่างกัน โดยสามารถแบ่งเป็นตามแผนกซึ่งเป็นที่นิยมในตลาดได้ดังนี้

• Job Description ของฝ่ายการตลาด

• พัฒนาและดำเนินการตามแผนการตลาดและแคมเปญเพื่อโปรโมทผลิตภัณฑ์และการบริการ
• วิเคราะห์และติดตามประสิทธิภาพของกิจกรรมการตลาดและแคมเปญต่างๆ
• สร้างและรักษาความสัมพันธ์กับแบรนด์อื่นๆ หรือหน่วยงานภายนอกองค์กร
• ศึกษาและพัฒนากลยุทธ์ด้านการตลาดเพื่อให้ขยายการเข้าถึงตลาด
• วางแผน และจัดการงบประมาณการตลาด
• ประสานงานและดูแลโฆษณาและอีเว้นท์ส่งเสริมการขาย
• พัฒนาสื่อการตลาด เพื่อใช้ในประชาสัมพันธ์สินค้าและบริการ เช่น โซเชียลมีเดีย, สื่อสิ่งพิมพ์ เป็นต้น

• Job Description ของฝ่ายบุคคล

• สรรหา คัดเลือก และรับพนักงานใหม่ตามที่ได้รับมอบหมาย
• พัฒนา และจัดการโปรแกรมประเมินผลการปฏิบัติงานและพัฒนาพนักงาน
• วางแผน และดำเนินกิจกรรมเพื่อพัฒนาความสัมพันธ์ของคนภายในองค์กร
• อบรมพนักงานใหม่ ให้ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับองค์กรทั้งหมด

Job Description ถือเป็นใบเบิกทางสำคัญในการทำงาน ซึ่งควรมีเนื้อหาที่ครบถ้วน และช่วยให้ผู้สมัครสามารถเข้าใจถึงบทบาทหน้าที่ในการรับผิดชอบได้ดีก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการสัมภาษณ์ ซึ่งหาก Job Description มีคุณภาพ ก็จะช่วยให้องค์กรได้รับพนักงานที่ตรงกับความต้องการ และสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เหมือนกับการใช้จ่าย หากเราเลือกใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง ก็จะช่วยให้ทุกการใช้จ่ายของเราคุ้มค่า อย่างการใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิต KTC บัตรเครดิตที่ตอบโจทย์ทุกไลฟ์สไตล์การช้อป เต็มไปด้วยสิทธิพิเศษ ส่วนลด และโปรโมชั่นจากร้านค้า ห้างสรรพสินค้า ร้านอาหาร และโรงแรมชื่อดัง พร้อมรับคะแนนสะสม KTC FOREVER ได้ไม่จำกัด สามารถนำไปแลกรับเป็นส่วนลด หรือเครดิตเงินคืนได้ เปลี่ยนการใช้จ่ายธรรมดาๆ ให้คุ้มค่ากว่าที่เคย สมัครบัตรเครดิต KTC ออนไลน์ ไม่ต้องไปสาขา ฟรีค่าธรรมเนียมตลอดชีพ

ใช้จ่าย คุ้มค่า นึกถึงบัตรเครดิต KTC