เงินทดรองจ่ายพนักงาน (Advance Payment) คืออะไร ต้องรู้อะไรบ้าง ?

ในการบริหารจัดการองค์กร การจัดการเรื่องเงินทดรองจ่าย หรือเงินสำรองจ่ายพนักงานเป็นเรื่องสำคัญที่ช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรนั้นราบรื่น ไม่ว่าจะเป็นการเบิกจ่าย เช่น ค่าเดินทาง ค่าวัสดุ หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวกับการทำงานของพนักงาน การทำความเข้าใจเรื่องเงินทดรองจ่าย หรือ Advance Payment รวมถึงความแตกต่างจากเงินสำรองจ่าย หรือ Reserve Payment จะช่วยให้บริษัท โดยเฉพาะฝ่ายบัญชีสามารถจัดการเรื่องเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เงินทดรองจ่ายพนักงาน (Advance Payment) คืออะไร?

เงินทดรองจ่ายพนักงาน หรือ Advance Payment คือเงินที่บริษัทจ่ายล่วงหน้าให้กับพนักงานเพื่อไว้ใช้จ่ายในเรื่องที่เกี่ยวกับการทำงาน เช่น ค่าเดินทางไปทำงานนอกสถานที่ ค่าซื้อสินค้า ค่าอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน โดยพนักงานจะต้องนำเอกสารแสดงค่าใช้จ่ายต่างๆ มายื่นต่อบริษัทเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง และหากมีเงินเหลือจากการใช้จ่าย ก็จะต้องคืนเงินส่วนเกินนั้นให้กับบริษัท

เงินทดรองจ่าย กับเงินสำรองจ่าย ต่างกันอย่างไร?

เงินทดรองจ่ายกับเงินสำรองจ่ายอาจฟังดูคล้ายกัน แต่มีความแตกต่างกันในแง่การใช้งานและลักษณะการบริหารจัดการ

เงินทดรองจ่าย (Advance Payment)

• เป็นเงินที่บริษัทเบิกจ่ายล่วงหน้าให้พนักงานก่อนที่ค่าใช้จ่ายจะเกิดขึ้น
• ใช้สำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน เช่น ค่าเดินทาง ค่าซื้ออุปกรณ์
• ต้องมีการคืนเงินส่วนที่เหลือ และส่งเอกสารหลักฐานค่าใช้จ่ายต่างๆ

เงินสำรองจ่าย (Reserve Payment)

• เป็นเงินที่บริษัทกันไว้ล่วงหน้าสำหรับค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะเกิดขึ้น
• ใช้เพื่อเตรียมพร้อมรับมือค่าใช้จ่ายในอนาคตที่ไม่สามารถระบุได้แน่ชัด เช่น ค่าใช้จ่ายฉุกเฉิน หรือค่าซ่อมแซมอุปกรณ์และทรัพย์สินต่างๆ ในสำนักงาน
• ไม่สามารถเบิกจ่ายให้พนักงานได้

เงินทดรองจ่าย คือ เงินที่บริษัทเตรียมไว้ให้พนักงานเบิกจ่ายล่วงหน้า เป็นค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นเกี่ยวกับการทำงานและเมื่อเหลือต้องนำมาคืน

ระบบเงินทดรองจ่ายมีขั้นตอนอย่างไร?

การจัดการเงินทดรองจ่ายในบริษัทควรมีขั้นตอนที่ชัดเจน โปร่งใส และตรวจสอบได้ เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

1. การยื่นคำร้องเบิกเงินทดรองจ่าย

พนักงานที่ต้องการใช้เงินทดรองจ่ายจะต้องยื่นคำร้องต่อฝ่ายบัญชี หรือฝ่ายการเงิน โดยแจ้งรายละเอียดที่เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการใช้เงินและจำนวนเงินที่ต้องการเบิก

2. การอนุมัติคำร้อง

คำร้องเบิกเงินทดรองจ่ายจะต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้างานหรือผู้มีอำนาจในการอนุมัติ โดยพิจารณาจากวัตถุประสงค์และความจำเป็นของค่าใช้จ่ายนั้น

3. การเบิกเงิน

เมื่อคำร้องได้รับการอนุมัติแล้ว ฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายการเงินจะดำเนินการเบิกเงินตามจำนวนที่ขอและมอบให้พนักงาน

4. การใช้งานและการบันทึกค่าใช้จ่าย

พนักงานต้องนำเงินที่เบิกไปใช้จ่ายตามวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ และเก็บหลักฐานการใช้จ่ายทุกครั้ง เช่น ใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี

5. การยื่นเอกสารและปรับยอดบัญชี

พนักงานต้องนำเอกสารหลักฐานการใช้จ่ายมายื่นกับฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายการเงิน และหากมีเงินเหลือ ต้องคืนส่วนที่เหลือทั้งหมดนั้น

6. การตรวจสอบและบันทึกบัญชี

ฝ่ายบัญชีจะตรวจสอบหลักฐานการใช้จ่าย เช่น ใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีทั้งหมดเพื่อยืนยันความถูกต้องและลงบันทึก

ข้อควรรู้เกี่ยวกับเงินทดรองจ่าย

1. เอกสารต้องครบถ้วน: การเก็บเอกสาร เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือเอกสารยืนยันการใช้จ่ายอื่นๆ เป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างราบรื่น
2. กำหนดเวลาในการส่งเงินคืน พร้อมหลักฐานการใช้จ่าย: องค์กรส่วนใหญ่มักมีกำหนดเวลาที่ชัดเจนในการยื่นเอกสารหลักฐานและคืนเงินส่วนเกินหากมีเหลือ
3. ความโปร่งใส: ระบบเงินทดรองจ่ายที่ดีต้องมีความโปร่งใสและสามารถตรวจสอบได้ทุกยอดใช้จ่ายเพื่อป้องกันการทุจริต
4. การใช้งานเฉพาะจุดประสงค์: เงินทดรองจ่ายควรนำไปใช้ตามจุดประสงค์ที่ได้ทำการเบิกไว้เท่านั้น การใช้งานผิดวัตถุประสงค์อาจทำให้ถูกเรียกคืนเงินหรือเสียสิทธิ์ในการเบิกเงินในอนาคตได้

เงินทดรองจ่ายพนักงานมีส่วนช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรมีความคล่องตัว ประกอบกับการมีขั้นตอนการบริหารจัดการอย่างถูกต้อง จะช่วยลดปัญหาการเบิกจ่ายและเพิ่มความโปร่งใสทางการเงิน

สำหรับตัวพนักงานเองที่ต้องการตรวจสอบค่าใช้จ่ายส่วนตัว อยากเพิ่มความคล่องตัวในการชำระเงิน พร้อมมีรายการที่ใช้จ่ายไปให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ กำหนดวงเงินค่าใช้จ่ายเองได้ การมีบัตรเครดิตจะช่วยให้สามารถบริหารเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพและตอบโจทย์การใช้งานทั้งสามารถตรวจสอบรายการต่างๆ ได้ สำหรับสมาชิกบัตรเครดิต KTC สามารถกำหนดวงเงินหรือควบคุมการใช้บัตรได้ด้วยตัวเองง่ายๆ ผ่านแอป KTC Mobile อยากใช้จ่ายสะดวก คุ้มค่า สนใจสมัครบัตรเครดิตออนไลน์ได้เลยไม่ยุ่งยาก สมัครบัตรเครดิต KTC ที่นี่เลย สมัครเองได้ทุกวัน ตลอด 24 ชั่วโมง

ใช้จ่าย คุ้มค่า นึกถึงบัตรเครดิต KTC