การทำธุรกิจในปัจจุบันต้องรู้จักปรับตัวให้ทันกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ซึ่งการทำธุรกรรมทางการเงินและภาษีก็เช่นกัน โดยระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt นี้ ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้การออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินเป็นไปอย่างสะดวกและปลอดภัยยิ่งขึ้น ไม่ต้องใช้เอกสารกระดาษ ลดขั้นตอนยุ่งยาก และยังช่วยให้ภาครัฐสามารถตรวจสอบข้อมูลได้อย่างแม่นยำมากขึ้น ซึ่งธุรกิจที่นำระบบนี้มาใช้ ไม่เพียงแต่จะช่วยลดต้นทุน แต่ยังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือ และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการอีกด้วย
e-Tax Invoice คืออะไร ?
e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์)คือ เอกสารที่ใช้แทนใบกำกับภาษีแบบกระดาษ ซึ่งออกและจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัลตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนด โดยต้องมีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) หรือการเข้ารหัสเพื่อให้มีผลทางกฎหมาย
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์สามารถออกได้โดยผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และต้องส่งข้อมูลไปยังกรมสรรพากรตามระบบที่กำหนด ซึ่งช่วยให้การทำธุรกรรมทางภาษีสะดวก ลดระยะเวลาในการตรวจสอบ ลดการใช้เอกสารกระดาษ และป้องกันการปลอมแปลงข้อมูล
e-Tax invoice ทําอย่างไร ?
ธุรกิจที่ต้องการออก e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์) ต้องดำเนินการตามขั้นตอนที่กรมสรรพากรกำหนดเพื่อให้เอกสารมีผลทางกฎหมาย สามารถตรวจสอบได้ และสอดคล้องกับมาตรฐานดิจิทัล โดยทั่วไปมี 4 ขั้นตอนหลัก ดังนี้
1.เลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับธุรกิจ
ก่อนที่ธุรกิจจะสามารถออก e-Tax Invoice ได้ จะต้องเลือกรูปแบบการจัดทำที่เหมาะสมกับขนาดของธุรกิจ ซึ่งมีด้วยกัน 2 ทางเลือก นั่นก็คือe-Tax Invoice by Time Stamp(สำหรับธุรกิจที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท) และ e-Tax Invoice & e-Receipt (ไม่จำกัดรายได้ของธุรกิจ) เมื่อกำหนดทางเลือกในการจัดทำได้แล้ว จะต้องยื่นคำขอหรือลงทะเบียนผ่านเว็บไซต์ www.rd.go.th
รูปภาพจาก https://www.rd.go.th/65914.html
2.ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
หลังจากได้รับอนุมัติ ธุรกิจสามารถออก e-Tax Invoice โดยใช้ระบบบัญชีหรือซอฟต์แวร์ที่รองรับ ซึ่งไฟล์ต้องอยู่ในรูปแบบ PDF/A-3 ตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร และใบกำกับภาษีต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วน เช่น
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ขายและผู้ซื้อ
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่าย
- รายละเอียดสินค้า/บริการ และมูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
- ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) หรือ ประทับรับรองเวลา (Time Stamp)
3.นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร
สำหรับ ธุรกิจที่เลือกe-Tax Invoice by Time Stamp ระบบจะนำส่งข้อมูลให้แก่กรมสรรพากรโดยอัตโนมัติ แต่สำหรับ ธุรกิจที่ใช้ทางเลือกe-Tax Invoice & e-Receipt เมื่อส่งมอบ e-Tax Invoice ให้กับลูกค้าแล้ว จะต้องจัดทำ e-Tax Invoice ในรูปแบบ XML File และนำส่งข้อมูลไปยังกรมสรรพากรตามช่องทางที่กำหนด ดังนี้
- ผ่าน Web upload ของกรมสรรพากร
- ผ่าน Service Provider
- ผ่าน Host to Host สำหรับธุรกิจที่มีการส่งข้อมูลอย่างน้อย 500,000 ฉบับต่อเดือน
4.จัดเก็บเอกสารตามข้อกำหนด
ธุรกิจต้องจัดเก็บ e-Tax Invoice ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ไม่น้อยกว่า 5 ปี และต้องมั่นใจว่าไฟล์มีความปลอดภัย สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
รูปแบบการจัดเก็บได้แก่
- เก็บในระบบ Cloud หรือ Server ของธุรกิจ
- ต้องสามารถ Export ไฟล์ออกมาใช้งานหรือส่งให้กรมสรรพากรได้ตามต้องการ
e-Tax Invoice มีประโยชน์อะไรบ้าง ?
การใช้ e-Tax Invoice นอกจากจะช่วยให้ธุรกิจดำเนินการด้านภาษีได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น ยังมีประโยชน์ในหลายๆ ด้าน ดังนี้
- ลดต้นค่าใช้จ่าย :ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์กระดาษ หมึกพิมพ์ และค่าจัดส่งเอกสาร รวมถึงลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารกระดาษ
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน :ทำให้การออกใบกำกับภาษีและการจัดการภาษีทำได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ผ่านระบบอัตโนมัติ
- รองรับธุรกิจดิจิทัล :ช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามข้อมูลทางภาษีได้แบบเรียลไทม์ และรองรับการทำธุรกิจในยุคดิจิทัล
- ปลอดภัยและสามารถตรวจสอบได้ :มีระบบการเข้ารหัสและการยืนยันตัวตนด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ทำให้ข้อมูลปลอดภัยและไม่สามารถปลอมแปลงได้
- ช่วยให้การยื่นภาษีถูกต้องและตรงเวลา :ช่วยให้การยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และการรายงานภาษีเป็นไปอย่างแม่นยำและทันเวลา
ธุรกิจจะได้รับประโยชน์อะไรบ้างจากการทำ e-Tax Invoice ?
อย่างที่ทราบกันดีว่าการทำ e-Tax Invoice ช่วยให้ธุรกิจลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดสามารถจัดเก็บและจัดการได้อย่างเป็นระบบ ทำให้สามารถเข้าถึงและตรวจสอบได้สะดวกมากขึ้น นอกจากนี้ยังลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดที่เกิดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือหรือการจัดการเอกสารกระดาษ อีกทั้งการใช้ระบบดิจิทัลยังช่วยให้ธุรกิจสามารถออกใบกำกับภาษีและส่งข้อมูลให้กับกรมสรรพากรได้รวดเร็วและโปร่งใสมากขึ้น
ที่สำคัญการทำ e-Tax Invoice ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถยื่นภาษีได้อย่างถูกต้องและตรงเวลา ลดความยุ่งยากในการจัดการภาษี และทำให้ธุรกิจมีการปฏิบัติตามกฎหมายภาษีได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสาร ทำให้ธุรกิจสามารถโฟกัสกับการดำเนินงานหลักได้มากขึ้น พร้อมทั้งเพิ่มความสามารถในการปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงในยุคดิจิทัล
e-Tax กับ e-Receipt ระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการภาษี และใบเสร็จรับเงิน
e-Tax กับ e-Receipt ต่างกันอย่างไร ?
e-Tax Invoice และ e-Receipt ทั้งสองเป็นเอกสารทางการเงินที่ใช้ในกระบวนการภาษี แต่มีหน้าที่และรายละเอียดที่แตกต่างกัน ดังนี้
1. e-Tax Invoice
- หน้าที่หลัก: เป็นใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกโดยผู้ขายเพื่อระบุรายละเอียดของการขายสินค้า หรือการให้บริการ รวมถึงการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ต้องชำระ
- ข้อมูลที่ประกอบ: มักจะประกอบด้วยข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อและที่อยู่ของผู้ขายและผู้ซื้อ, รายละเอียดสินค้า/บริการ, มูลค่าของสินค้า/บริการ, อัตราภาษี และจำนวนภาษีที่เรียกเก็บ
- การใช้งาน: ใช้สำหรับการยืนยันการทำธุรกรรมและการออกใบกำกับภาษีที่ต้องชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เพื่อใช้ในการยื่นภาษี
2. e-Receipt
- หน้าที่หลัก: เป็นใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกเพื่อยืนยันการชำระเงินจากผู้ซื้อไปยังผู้ขาย
- ข้อมูลที่ประกอบ: มักจะมีข้อมูลเกี่ยวกับวันที่ชำระเงิน, จำนวนเงินที่ชำระ, วิธีการชำระเงิน (เช่น เงินสด, โอนเงิน, บัตรเครดิต) และอ้างอิงกับ e-Tax Invoice
- การใช้งาน: ใช้สำหรับยืนยันการชำระเงินในธุรกรรมที่เกิดขึ้นและสามารถใช้เป็นหลักฐานการชำระเงินในกรณีที่ต้องการขอเงินคืนหรือการรายงานทางภาษี
การทำ e-Tax Invoice มีส่วนช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนในการทำงานของธุรกิจได้เป็นอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นการจัดการข้อมูลหรือการออกเอกสารที่ถูกต้องและโปร่งใส เพื่อให้ธุรกิจเติบโตอย่างมั่นคงในยุคดิจิทัล เราแนะนำว่าควรเลือกใช้เครื่องมือที่ครบวงจรในการทำธุรกรรมทางการเงิน ยกตัวอย่างเช่น ระบบ KTC Online Merchant (Click KTC) สำหรับร้านค้าสมาชิกเคทีซีตัวช่วยในการบริหารจัดการข้อมูลการขายของร้านค้า ที่ร้านค้าสามารถเข้าไป Download Report รายการรับชำระผ่านผลิตภัณฑ์ต่างๆ ของเคทีซี รวมไปถึงใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการทำธุรกิจร่วมกับระหว่างร้านค้ากับเคทีซี ที่สะดวก รวดเร็ว สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา
เพื่อยกระดับการให้บริการอย่างต่อเนื่อง เคทีซีจึงได้เตรียมนำระบบ e-Tax Invoice มาปรับปรุงกระบวนการออกใบกำกับภาษีให้กับร้านค้าที่สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น ดังนั้น การเลือกใช้บริการของKTC Merchantจะช่วยให้ธุรกิจของคุณเดินหน้าต่อไปได้อย่างมั่นคงและมีประสิทธิภาพในทุกขั้นตอน สามารถสมัครออนไลน์ได้เลย หรือสอบถามเพิ่มเติม โทร. 02 123 5700 กด 3
ตอบรับทุกบริการ ชำระเงิน ด้วย KTC MERCHANT