การ Delegate มอบหมายงานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ไม่สร้างปัญหาเพิ่ม

การมอบหมายงาน (Delegation) เป็นทักษะสำคัญที่ช่วยให้การทำงานในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างไรก็ตาม หากมอบหมายงานไม่ถูกต้องหรือไม่เหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่ อาจนำไปสู่ปัญหาต่าง ๆ ที่ส่งผลกระทบต่อทั้งตัวบุคคลและองค์กรในระยะยาว ในบทความนี้ เราจะมาพูดถึงเทคนิคการมอบหมายงานให้มีประสิทธิภาพ เพื่อหลีกเลี่ยงการเกิดปัญหาจากการ Delegate งานที่อาจเกิดขึ้นได้

การมอบหมายงาน (Delegation) คืออะไร ?

การมอบหมายงาน (Delegation) หมายถึง กระบวนการที่ผู้นำหรือผู้บริหารมอบหมายหน้าที่หรือความรับผิดชอบในการทำงานบางอย่างให้กับบุคคลอื่นในองค์กร โดยกระบวนการนี้ไม่ใช่แค่การสั่งงานให้ผู้อื่นทำเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการให้ความเชื่อมั่นและการคำนึงถึงความสามารถของบุคคลที่จะรับผิดชอบงานนั้น ๆ ได้ด้วย

ซึ่งการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้มอบหมายจะต้องเลือกบุคคลที่มีทักษะ ความรู้ และความสามารถที่เหมาะสมกับงานนั้น และที่สำคัญคือต้องให้คำแนะนำและข้อมูลที่ชัดเจนได้ เพื่อให้บุคคลที่ได้รับมอบหมายสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถทำงานชิ้นนั้นได้จนสำเร็จ

ประโยชน์ของการมอบหมายงาน

การมอบหมายงานไม่ใช่แค่การบริหารจัดการงานให้เสร็จสิ้น แต่ประโยชน์ของการมอบหมายงานยังมีอีกหลายด้าน ที่ส่งผลดีทั้งกับหัวหน้า ลูกน้อง และองค์กรได้ ดังนี้

1. ประโยชน์ของหัวหน้า

• ช่วยลดภาระงานส่วนตัว : การมอบหมายงานจะช่วยให้หัวหน้าสามารถแบ่งเบาภาระงานที่มีมากมาย โดยเฉพาะงานที่ไม่จำเป็นต้องทำเอง เพื่อจะได้ไปโฟกัสกับงานที่มีความสำคัญสูงกว่าได้
• ช่วยเพิ่มเวลาสำหรับการวางแผนและคิดกลยุทธ์ : เมื่อหัวหน้ามอบหมายงานให้กับลูกน้องแล้ว ก็จะช่วยให้มีเวลาในการวางแผนงานระยะยาวมากขึ้น หรือมีเวลาไปคิดกลยุทธ์ในการพัฒนาทีมและองค์กร
• ช่วยพัฒนาทักษะการเป็นผู้นำ : การมอบหมายงานเป็นโอกาสดีที่หัวหน้าจะได้ฝึกฝนและพัฒนาทักษะในการบริหารทีม ได้เรียนรู้วิธีการกระจายงานอย่างเหมาะสม และเสริมสร้างความเชื่อมั่นในทีมของตนเอง
• ส่งเสริมการสื่อสารในทีม : การมอบหมายงานให้สมาชิกในทีมเป็นการสร้างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้หัวหน้าทราบความคืบหน้าและสถานะของงานด้วย

2. ประโยชน์ของลูกน้อง

• ช่วยพัฒนาทักษะและประสบการณ์ : การได้รับมอบหมายงานจะทำให้ลูกน้องได้ฝึกฝนทักษะใหม่ ๆ และเสริมสร้างประสบการณ์การทำงานหลากหลายด้าน
• ช่วยเพิ่มความมั่นใจในตัวเอง : เมื่อได้รับมอบหมายงานที่ท้าทายและสามารถทำได้จนสำเร็จ ลูกน้องจะรู้สึกถึงความสำเร็จและความมั่นใจในฝีมือตัวเองมากขึ้น
• เปิดโอกาสในการเติบโต : การมอบหมายงานเป็นการเปิดโอกาสให้ลูกน้องได้แสดงความสามารถและเติบโตในตำแหน่งหรือหน้าที่ที่สูงขึ้น
• สร้างความรู้สึกมีคุณค่าในทีม : การได้รับความไว้วางใจจากหัวหน้าในการมอบหมายงาน จะช่วยให้ลูกน้องรู้สึกถึงความสำคัญและรู้สึกมีคุณค่าในทีม

3. ประโยชน์ขององค์กร

• ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน : เมื่อมอบหมายงานได้ถูกคน ก็จะทำให้ทุกคนสามารถทำงานที่ตนเองถนัดได้อย่างเต็มที่ ลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดจากการทำงาน ส่งผลให้องค์กรได้รับผลงานที่ดี
• ช่วยสร้างวัฒนธรรมการทำงานร่วมกัน : การมอบหมายงานมีส่วนช่วยสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่เปิดกว้างและการร่วมมือกัน ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีในองค์กร
• ช่วยพัฒนาและเสริมสร้างความสามารถของพนักงาน : การมอบหมายงานให้พนักงานแต่ละคนได้แสดงความสามารถ จะช่วยพัฒนาองค์กรในระยะยาว เพราะพนักงานจะมีทักษะและความสามารถเพิ่มขึ้น เกิดเป็นแรงผลักดันสำคัญในการเติบโตขององค์กร

ช่วยลดต้นทุนแรงงาน : การมอบหมายงานให้กับทีมที่มีทักษะและความเชี่ยวชาญที่เหมาะสมช่วยให้การทำงานเสร็จสมบูรณ์ได้อย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ ลดความจำเป็นในการจ้างงานเพิ่มเติมหรือจ้างพนักงานภายนอก ซึ่งช่วยประหยัดต้นทุนในระยะยาว

วัตถุประสงค์ของการมอบหมายงาน

การมอบหมายงานเป็นกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยให้ทีมและองค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งในแง่ของประสิทธิผล การพัฒนาบุคลากร และการเติบโตขององค์กร โดยวัตถุประสงค์หลัก ๆ ของการมอบหมายงาน มีดังต่อไปนี้

1. การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

หนึ่งในเป้าหมายหลักของการมอบหมายงาน คือ การเพิ่มประสิทธิภาพ ของทั้งหัวหน้าและทีมงาน ดังนี้

• ช่วยให้หัวหน้าสามารถโฟกัสไปที่งานเชิงกลยุทธ์หรือการตัดสินใจที่สำคัญ แทนที่จะต้องเสียเวลากับงานจิปาถะ
• สมาชิกในทีมสามารถช่วยแบ่งเบาภาระงาน ทำให้งานเสร็จเร็วขึ้น และช่วยให้ทีมสามารถรับมือกับโปรเจกต์ที่มีความซับซ้อนได้ดียิ่งขึ้น
• งานที่ได้รับการกระจายไปยังผู้ที่มีทักษะเหมาะสม จะช่วยให้ผลงานมีคุณภาพดีขึ้น และลดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดที่ต้องเสียเวลามาแก้ไขในภายหลัง

เมื่อทุกคนสามารถทำงานที่เหมาะสมกับความสามารถของตนเองได้เต็มที่ ผลลัพธ์ที่ได้คือ ทีมทำงานได้เร็วขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และองค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้นกว่าเดิม

2. การพัฒนาทักษะและความสามารถของทีมงาน

การมอบหมายงานเป็นเครื่องมือสำคัญในการพัฒนาทักษะของทีมงาน เพราะช่วยให้สมาชิกในทีมมีโอกาสเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ และเติบโตในสายอาชีพของตนเอง ดังนี้

• สมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายงานจะได้ฝึกฝนการแก้ปัญหา การตัดสินใจ และการจัดการเวลา ซึ่งเป็นทักษะสำคัญที่ช่วยให้พวกเขาเติบโตในหน้าที่การงาน
• การได้รับโอกาสให้รับผิดชอบงานที่หลากหลาย จะช่วยให้พนักงานได้เห็นและเรียนรู้ทักษะข้ามสายงาน (Cross-functional skills) ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการทำงานในอนาคต
• การเปิดโอกาสให้ทีมงานได้แสดงความคิดเห็นและมีส่วนร่วมในงานสำคัญ จะช่วยสร้างแรงจูงใจในการทำงาน และเพิ่มความผูกพันกับองค์กร

เมื่อสมาชิกในทีมได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง พวกเขาก็จะกลายเป็นกำลังสำคัญที่ช่วยให้ทีมและองค์กรเติบโตไปด้วยกัน

3. การสร้างโอกาสในการเติบโตและความก้าวหน้าในอาชีพ

การมอบหมายงานไม่ได้เป็นเพียงการกระจายภาระงาน แต่ยังเป็นวิธีหนึ่งที่ช่วยให้พนักงานมีโอกาส เติบโตในสายอาชีพโดยการได้รับมอบหมายงานที่ท้าทายขึ้นเรื่อย ๆ ดังนี้

• สมาชิกในทีมที่ได้รับโอกาสทำงานที่หลากหลายและซับซ้อนขึ้น จะสามารถพัฒนาทักษะที่จำเป็นสำหรับการเลื่อนตำแหน่งในอนาคต
• การเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงศักยภาพของตนเอง ช่วยให้หัวหน้าสามารถพิจารณาว่าใครเหมาะสมกับการเลื่อนตำแหน่ง หรือรับผิดชอบงานในระดับที่สูงขึ้น
• การหมุนเวียนงานและการมอบหมายหน้าที่ใหม่ ๆ เป็นการช่วยเตรียมพนักงานให้พร้อมสำหรับตำแหน่งที่มีความรับผิดชอบมากขึ้น

การสร้างโอกาสในการเติบโตให้กับพนักงาน ไม่เพียงแต่จะช่วยให้พวกเขามีความก้าวหน้าในอาชีพเท่านั้น แต่ยังช่วยให้องค์กรมีบุคลากรที่พร้อมจะก้าวขึ้นมารับตำแหน่งที่สำคัญในอนาคตด้วย

เพื่อประสิทธิภาพงานที่ดียิ่งขึ้น ควรมอบหมายงานให้ตรงกับตำแหน่ง ทักษะและหน้าที่ของบุคคลนั้น ๆ

เทคนิคการมอบหมายงานให้มีประสิทธิภาพ

1. เลือกคนที่เหมาะสมกับงาน : หัวหน้าควรพิจารณาว่าใครมีทักษะ ความสามารถ และประสบการณ์ที่เหมาะสมกับงานนั้น ๆ รวมถึงดูว่าใครมีโอกาสที่จะเรียนรู้และเติบโตจากการรับผิดชอบงานนี้ได้
2. กำหนดเป้าหมายชัดเจน : การมอบหมายงานที่ดีต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับมอบหมายเข้าใจว่างานนั้นสำคัญอย่างไร ผลลัพธ์ที่คาดหวังคืออะไร พร้อมกำหนดขอบเขตงานให้แน่นอน เพื่อป้องกันความสับสน หรือการทำงานผิดทิศทาง นอกจากนี้ ควรแจ้งกำหนดเวลาให้ชัดเจน พร้อมลำดับความสำคัญของงาน เพื่อให้ผู้รับที่ได้รับมอบหมายสามารถบริหารเวลาได้อย่างเหมาะสม
3. ให้คำแนะนำและทรัพยากรที่จำเป็น : แม้ว่าจะเลือกคนที่เหมาะสมกับงานแล้ว แต่ถ้าเขาไม่มีเครื่องมือ ข้อมูล หรือการสนับสนุนที่ดีจากหัวหน้า ก็อาจทำให้งานไม่สำเร็จตามเป้าหมาย ดังนั้นผู้มอบหมายงานจะต้องให้การสนับสนุนในส่วนนี้ พร้อมเปิดกว้างให้พนักงานสามารถสอบถามหรือขอคำแนะนำได้ เพื่อช่วยให้พนักงานทำงานด้วยความเข้าใจและมั่นใจยิ่งขึ้น
4. ติดตามผล : หลังจากมอบหมายงานไปแล้ว หัวหน้าควรติดตามผลการทำงาน แต่ไม่ควรควบคุมหรือจู้จี้มากเกินไป เพราะอาจทำให้พนักงานรู้สึกกดดันหรือไม่มีอิสระในการทำงาน โดยเราแนะนำให้กำหนดจุดตรวจสอบความคืบหน้า เช่น อัพเดทรายสัปดาห์ หรือเมื่อถึงจุดสำคัญ ๆ ของโปรเจกต์
5. ให้คำติชมและการสนับสนุน : หลังจากงานเสร็จสิ้นแล้ว การให้คำติชมเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้พนักงานเรียนรู้และพัฒนาฝีมือต่อไปได้ หากพนักงานทำงานได้ดีก็ควรให้คำชมเชยและยกย่อง เพื่อกระตุ้นให้พวกเขามีกำลังใจในการทำงาน แต่หากมีข้อผิดพลาดก็ควรให้ คำติชมที่สร้างสรรค์ โดยชี้ให้เห็นปัญหา พร้อมแนะแนวทางแก้ไข พร้อมสนับสนุนให้พนักงานเรียนรู้จากข้อผิดพลาด และใช้เป็นโอกาสในการพัฒนาตัวเอง

หาก Delegate งานได้ไม่ดีจะเกิดอะไรขึ้นได้บ้าง ?

• งานไม่เสร็จตามเวลา : หากไม่กำหนดเป้าหมายหรือไทม์ไลน์ที่ชัดเจน งานอาจไม่เสร็จตามเวลาที่กำหนด หรืออาจเกิดความผิดพลาดในเนื้องานได้
• เกิดความสับสนในการทำงาน : การมอบหมายงานที่ไม่ชัดเจนอาจทำให้ผู้รับมอบหมายเกิดความสับสน ไม่รู้ว่าต้องทำอะไร ทำอย่างไร หรืออาจทำให้งานออกมาผิดพลาดได้
• การทำงานที่ไม่มีคุณภาพ : หากไม่มีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ หรือไม่ให้คำติชม ผลลัพธ์ของงานอาจไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง
• เกิดความรู้สึกไม่พอใจ : หากการมอบหมายงานไม่เหมาะสมกับหน้าที่หรือไม่ได้รับการสนับสนุนจากหัวหน้า ก็อาจทำให้ผู้รับมอบหมายรู้สึกไม่พอใจหรือไม่มั่นใจในตัวเอง
• เกิดความเครียดและความท้อแท้ : การมอบหมายงานที่ไม่เหมาะสมหรือไม่ชัดเจน อาจทำให้เกิดความเครียดและความท้อแท้ทั้งผู้มอบหมายและผู้รับมอบหมาย

การมอบหมายงานเป็นทักษะสำคัญในการทำงานเป็นทีม เพราะช่วยให้แต่ละคนสามารถมุ่งเน้นงานที่ตนเองถนัด และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร แต่การมอบหมายงานให้มีประสิทธิภาพนั้น ต้องมีการ วางแผนและติดตามผลอย่างรอบคอบ เพื่อให้มั่นใจว่าผลลัพธ์ออกมาตรงตามที่คาดหวัง และป้องกันปัญหาที่อาจตามมาในอนาคต

เช่นเดียวกับการวางแผนการเงินที่เป็นเรื่องสำคัญไม่แพ้กัน โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องจัดสรรงบประมาณทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวให้ลงตัว บัตรเครดิต KTC เป็นตัวช่วยที่ตอบโจทย์ ไม่ว่าจะเป็นการแบ่งจ่ายค่าซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ค่าคอร์สอบรมพัฒนาทีม หรือค่าใช้จ่ายที่จำเป็นในชีวิตประจำวัน ซึ่งมาพร้อมสิทธิพิเศษมากมาย อีกทั้งทุกการจ่ายผ่านบัตร 25 บาท จะได้รับ 1 คะแนน KTC FOREVER สะสมคะแนนนำไปแลกสินค้า/บริการ ณ ร้านค้าที่ร่วมรายการ และคะแนนไม่มีวันหมดอายุอีกด้วย หรือจะเปลี่ยนยอดชำระเต็ม เป็นยอดผ่อนด้วยดอกเบี้ยพิเศษ 0.74% ต่อเดือนได้ง่าย ๆ ด้วยตัวเองผ่านแอป KTC Mobile, ส่วนลดร้านค้า ร้านอาหาร โรงแรม บริการต่าง ๆ สำหรับผู้ที่สนใจ สามารถสมัครบัตรเครดิต KTC ออนไลน์ ได้เลยตอนนี้ ทุกวัน ตลอด 24 ชั่วโมง

ใช้จ่าย คุ้มค่า นึกถึงบัตรเครดิต KTC