การจัดตั้งบริษัทในประเทศไทยนั้น เรียกได้ว่ามีเอกสารสำคัญหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจหนึ่งในเอกสารที่สำคัญและจำเป็นต้องใช้ในหลายกรณีคือ หนังสือรับรองบริษัท ซึ่งเป็นเอกสารที่ยืนยันข้อมูลสำคัญของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการจดทะเบียนชื่อกรรมการ และทุนจดทะเบียน ดังนั้น หากคุณเป็นคนหนึ่งที่กำลังจัดตั้งธุรกิจ ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ในบทความนี้ เราจะมาอธิบายว่าหนังสือรับรองบริษัทคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร และวิธีการขอหนังสือรับรองบริษัทต้องทำอย่างไรบ้าง
ขอบคุณรูปภาพจาก https://encert.dbd.go.th/encert-inter/public/th/example
หนังสือรับรองบริษัท รับรองนิติบุคคล คืออะไร ?
หนังสือรับรองบริษัท เป็นเอกสารที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือ Department of Business Development (DBD) เพื่อรับรองตัวตนและสถานะของบริษัทหรือนิติบุคคลอื่นๆ ภายใต้กฎหมายไทย โดยในหนังสือรับรองดังกล่าวนี้จะระบุข้อมูลพื้นฐานของบริษัท ได้แก่
- ชื่อบริษัท
- เลขทะเบียนนิติบุคคล
- ที่ตั้ง
- รายชื่อกรรมการผู้มีอำนาจ รวมถึงอำนาจในการลงนามแทนบริษัท
- ทุนจดทะเบียน แบ่งเป็นทุนที่ชำระแล้วและทุนที่ยังไม่ได้ชำระ
- วัตถุประสงค์ของบริษัท
- ข้อบังคับของบริษัท (ถ้ามี)
ทั้งนี้ หนังสือรับรองบริษัท สามารถนำไปใช้ในการทำธุรกรรมต่างๆ ได้ อาทิ เปิดบัญชีธนาคาร ขอสินเชื่อ ทำธุรกิจระหว่างประเทศ หรือใช้ในการขอใบอนุญาตทางธุรกิจ และอื่นๆ
หนังสือรับรองบริษัทมีอายุกี่เดือน ?
หนังสือรับรองบริษัทเป็นเอกสารที่ไม่มีกำหนดอายุการใช้งาน แต่หากต้องการนำไปใช้ บางครั้งอาจขึ้นอยู่กับกรณีการใช้งานและข้อกำหนดของหน่วยงานหรือองค์กรที่ต้องการใช้เอกสารนั้น อาทิ หากนำไปใช้สำหรับธนาคาร สำนักงานบัญชี หรือหน่วยงานราชการ ใช้เป็นมาตรฐานสำหรับเอกสารที่ต้องมีความน่าเชื่อถือและอัพเดทข้อมูลล่าสุด ก็อาจจะต้องขอหนังสือรับรองบริษัทที่มีอายุไม่เกิน 3 เดือน หรือการใช้ในการจัดทำเอกสารสัญญาทางกฎหมาย อาจยอมรับหนังสือรับรองบริษัทที่มีอายุไม่เกิน 6 เดือน
หนังสือรับรองบริษัทสามารถใช้ทำอะไรได้บ้าง ?
หนังสือรับรองบริษัทก็เหมือนเอกสารรับรองตัวตน เปรียบเสมือนบัตรประชาชนของบริษัท ดังนั้น หนังสือรับรองบริษัทจึงมีความสำคัญเวลาไปติดต่องานราชการหรือกับบุคคลภายนอก ไม่ว่าจะเป็นเอกชนหรือรัฐบาล ได้แก่
- ขึ้นทะเบียนประกันสังคม
- ขอรหัสผ่านกรมสรรพากร
- เปิดบัญชีธนาคาร สำหรับบริษัท
- เปิดเบอร์โทรศัพท์นามนิติบุคคล
- ดำเนินงานเอกสาร Vendor และทางบัญชีต่างๆ
- การยื่นขอสินเชื่อธุรกิจ
- การยื่นเอกสารกับหน่วยงานราชการ
- การดำเนินการด้านภาษีหรือการตรวจสอบเอกสาร เป็นต้น
เรียกได้ว่าหากเราจะทำธุรกรรมต่างๆ ที่ต้องมีการยืนยันตัวตนบริษัท สิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้ก็คือ หนังสือรับรองบริษัทนั่นเอง
หนังสือรับรองบริษัทเปรียบเสมือนบัตรประชาชนของบริษัท
หนังสือรับรองบริษัทขอที่ไหนได้บ้าง มีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ ?
การขอหนังสือรับรองบริษัท สามารถขอได้ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยสามารถทำได้ง่ายๆ 2 ช่องทางด้วยกัน ได้แก่
- ขอด้วยตนเองที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยติดต่อสำนักงานกรมพัฒนาธุรกิจการค้าในพื้นที่ของบริษัท และเตรียมเอกสารสำคัญ เช่น บัตรประชาชนของกรรมการผู้มีอำนาจแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับบริษัท และระบุว่าต้องการขอหนังสือรับรอง
- ขอผ่านระบบออนไลน์ (e-Service) ที่ https://ebiz.dbd.go.th/eservice-web/
โดยค่าธรรมเนียมในการออกหนังสือรับรองบริษัทของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าจะอยู่ที่ 200 บาท / ฉบับ (ขึ้นอยู่กับจำนวนสำเนาและรูปแบบการขอ) โดยหนังสือรับรองบริษัทมักจะใช้ควบคู่กันกับเอกสารสำเนารายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ซึ่งหากต้องการ จะมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม 150 บาท นอกจากนี้ ยังสามารถใช้หนังสือรับรองบริษัทแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะไม่เสียค่าจัดส่งเพิ่มเติม
ขอบคุณรูปภาพจาก https://ebiz.dbd.go.th/
ขั้นตอนการขอหนังสือรับรองบริษัท
ปัจจุบันนอกจากการเดินทางไปยังกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแล้ว คุณสามารถขอหนังสือรับรองผ่านระบบออนไลน์ (e-Service) ที่เว็บไซต์กรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้ง่ายๆ โดยขั้นตอนมีดังนี้
- เข้าไปที่เว็บไซต์ https://ebiz.dbd.go.th/eservice-web/
- ลงทะเบียนบัญชีผู้ใช้งานในระบบ e-Service
- เลือกคลิกที่ “หนังสือรับรอง” หากต้องการข้อมูลอื่นๆ ด้วย เช่น งบการเงิน บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ก็สามารถกดเลือกเพิ่มและขอเอกสารพร้อมกันได้ในทีเดียว จากนั้นจึงกดถัดไป
- สามารถทำตามขั้นตอนที่แสดงบนเว็บไซต์ได้ง่ายๆ เพียงกรอกเลขนิติบุคคลหรือชื่อนิติบุคคลที่ต้องการ กดถัดไป
- หลังจากนั้น ระบบจะแสดงค่าธรรมเนียมที่จะต้องชำระ เมื่อตรวจสอบความถูกต้องแล้ว ให้กดถัดไป
- ระบบจะให้เลือกว่าจะให้ออกใบเสร็จรับเงินในนามอะไร ถ้าต้องการใช้เป็นรายจ่ายบริษัทก็สามารถกรอกชื่อนิติบุคคลได้เลย
- ทำตามขั้นตอนที่กำหนด จากนั้นเลือกช่องทางการจัดส่งที่ต้องการ คลิกที่ปุ่มรับเป็น “ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์” โดยหากเลือกช่องทางนี้ จะสามารถดาวน์โหลดเอกสารได้เลย และไม่มีค่าจัดส่งเอกสาร แต่หากต้องการฉบับจริงสามารถเลือกได้ว่าจะเลือกการจัดส่งรูปแบบใด โดยมีค่าจัดส่งเพิ่มเติม
- เมื่อเราเลือกได้แล้ว ระบบจะทำการให้ชำระเงินผ่านธนาคารที่สะดวก โดยสามารถชำระผ่าน Internet Banking, ตู้ ATM หรือหน้าสาขาก็ได้
- เมื่อเลือกช่องทางได้แล้วให้กดยืนยัน ระบบจะให้ “พิมพ์ใบนำชำระเงิน” เพื่อจ่ายตามช่องทางที่ต้องการ
- เมื่อชำระเงินเสร็จแล้ว สามารถติดตามสถานะ และสำหรับ “ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์” สามารถเลือกดาวน์โหลดเอกสารได้เลย
นี่คือทั้งหมดของขั้นตอนการขอหนังสือรับรองบริษัทที่สามารถทำเองได้ง่ายๆ ทั้งนี้ เพื่อการขอหนังสือรับรองบริษัทที่ราบรื่น อย่าลืมที่จะตรวจสอบข้อมูลล่วงหน้า ที่ต้องการให้ปรากฏในหนังสือรับรอง เช่น ที่อยู่ หรือรายชื่อกรรมการ ให้แน่ใจว่าถูกต้อง และเลือกช่องทางที่สะดวกที่สุด ซึ่งหากต้องการความรวดเร็ว ระบบออนไลน์ (e-Service) นับว่าเป็นตัวเลือกที่ดี
หนังสือรับรองบริษัทเป็นเอกสารที่มีบทบาทสำคัญในการยืนยันสถานะและข้อมูลของบริษัท ใช้สำหรับการทำธุรกรรมทางธุรกิจและการติดต่อหน่วยงานต่างๆ การขอหนังสือรับรองสามารถทำได้ทั้งที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือผ่านช่องทางออนไลน์ ซึ่งสะดวกและรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังมองหาเงินทุนเพิ่มเติม เพื่อขยายธุรกิจหรือต่อยอดการเติบโต การมีเงินทุนสำรองก็เป็นเรื่องสำคัญ และบัตรเครดิต KTC ก็ถือเป็นเครื่องมือที่ตอบโจทย์ ด้วยโปรโมชั่นผ่อน 0% และการสะสมคะแนน KTC FOREVER จากทุกการใช้จ่าย สามารถใช้คะแนนแลกรับเป็นเครดิตเงินคืนได้ นอกจากนี้ยังสามารถเบิกถอนเงินสดจากวงเงินคงเหลือในบัตรเครดิตได้ ช่วยให้สามารถจัดการการเงินได้อย่างคล่องตัว สนใจสิทธิประโยชน์ดีๆ แบบนี้ กดสมัครบัตรเครดิต KTCผ่านช่องทางออนไลน์ได้เลย
ใช้จ่าย คุ้มค่า นึกถึงบัตรเครดิต KTC