วิธีทำบัญชีรายรับ รายจ่าย ร้านค้าด้วยตัวเองแบบง่ายๆ อย่างถูกต้อง

การเป็นเจ้าของธุรกิจเป็นความฝันของคนจำนวนมาก โดยเฉพาะในปัจจุบันที่มีช่องทางการค้าขายออนไลน์เพิ่มมากขึ้น ทำให้คนธรรมดาสามารถเป็นเจ้าของธุรกิจได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นร้านค้าขนาดเล็กหรือใหญ่ หรือแม้แต่ร้านค้าออนไลน์ การจัดทำบัญชีรายรับ รายจ่ายร้านค้า ถือเป็นเรื่องสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม เนื่องจากจะช่วยให้ทราบสถานะทางการเงิน วางแผนการใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นข้อมูลสำคัญในการยื่นเสียภาษีเงินได้อีกด้วย ซึ่งวันนี้เรามีเทคนิคการทำบัญชีรายรับ รายจ่ายง่ายๆ มาฝากกัน

บัญชีรายรับ รายจ่าย คืออะไร ?

บัญชีรายรับ รายจ่าย เป็นการบันทึกรายการเงินสดรับและจ่ายของกิจการ เพื่อแสดงให้เห็นถึงกระแสเงินสดที่หมุนเวียนในธุรกิจ ซึ่งจะเป็นข้อมูลสำคัญในการวางแผนการดำเนินงาน คำนวณต้นทุน วิเคราะห์กำไรขาดทุน การจัดโปรโมชันส่งเสริมการขาย การขอสินเชื่อ ตลอดจนเป็นหลักฐานสำหรับการเสียภาษีเงินได้อีกด้วย

รายรับ หมายถึง เงินหรือรายได้ที่เข้ามาในกิจการจากการประกอบธุรกิจ ได้แก่

• รายได้จากการขายสินค้าหรือให้บริการ เช่น ยอดขายสินค้า ค่าบริการ เป็นต้น
• รายได้อื่นๆ เช่น ดอกเบี้ยรับ เงินปันผล ค่าเช่ารับ กำไรจากการขายสินทรัพย์ เป็นต้น

รายจ่าย หมายถึง เงินที่ต้องจ่ายออกไปเพื่อใช้ในการดำเนินงานของกิจการ ได้แก่

• ต้นทุน จะจำกัดเฉพาะ เงินใช้จ่ายเพื่อทำให้สินค้าพร้อมที่จะขาย หรือ ต้นทุนในการให้บริการเพื่อส่งต่อให้ลูกค้าเท่านั้น เช่น ต้นทุนวัตถุดิบ ค่าแรงงาน เป็นต้น
• ค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร เช่น เงินเดือนพนักงาน ค่าสาธารณูปโภค ค่าเช่า ค่าโฆษณาประชาสัมพันธ์ ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มร้านค้าออนไลน์ เป็นต้น
• ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่าเสื่อมราคา ภาษี เป็นต้น

ทำไมต้องทำบัญชีรายรับ รายจ่าย ?

การบันทึกบัญชีรายรับ รายจ่ายอย่างเป็นระบบ มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินธุรกิจ เพราะจะทำให้ผู้ประกอบการเข้าใจสถานะการเงินของธุรกิจ ทำให้ทราบต้นทุน กำไร และขาดทุนที่แท้จริง เพื่อใช้ในการวิเคราะห์สถานะทางการเงินและวางแผนการใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงมีข้อมูลที่ถูกต้องเพื่อการเสียภาษีและการวางแผนธุรกิจในระยะยาว

นอกเหนือจากประโยชน์ดังกล่าว การบันทึกบัญชีรายรับ รายจ่าย ยังช่วยปลูกฝังวินัยให้แก่ผู้ประกอบการ เนื่องจากต้องทำเป็นประจำอย่างสม่ำเสมอทั้งรายวัน รายเดือน และรายไตรมาส ที่สำคัญสิ่งที่ไม่ควรมองข้ามเลยก็คือ ควรแยกบัญชีรายรับ รายจ่ายของธุรกิจออกจากรายจ่ายส่วนตัว เพื่อป้องกันการปะปนของข้อมูล ซึ่งจะส่งผลให้การวิเคราะห์การเงินคลาดเคลื่อนนั่นเอง

องค์ประกอบของบัญชีรายรับ รายจ่าย

การทำบัญชีรายรับ รายจ่ายของร้านค้า หรือธุรกิจนั้น ต้องมีองค์ประกอบและรูปแบบตามที่ กรมสรรพากรกำหนด เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการยื่นเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาครึ่งปี (ภ.ง.ด.94) หรือภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปี (ภ.ง.ด.90) โดยมีองค์ประกอบดังนี้

ขอบคุณภาพจาก : กรมสรรพากร https://www.rd.go.th

1.รายงานเงินสดรับ-จ่าย หมายถึง บัญชีหรือรายงานแสดงรายได้และรายจ่าย การจัดทำจะต้องมีรายการ และข้อความอย่างน้อยตามแบบที่อธิบดีกรมสรรพากรระกาศกำหนด ซึ่งผู้ประกอบการสามารถเพิ่มช่องรายการให้เหมาะสมกับสภาพของกิจการได้ รายละเอียดของรายการและข้อความที่สรรพากรกำหนดมีดังนี้

• ช่อง “วัน/เดือน/ปี” ใช้บันทึกวันที่ เดือน และปี พ.ศ. ที่มีรายการรับเงิน และจ่ายเงิน
• ช่อง “รายการ” ใช้บันทึกรายละเอียดของรายการรับเงิน และจ่ายเงิน เช่น ขายสินค้า ค่าซื้อสินค้า ค่าเช่าบ้าน ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า เงินเดือน เป็นต้น
• ช่อง “รายรับ” ใช้บันทึก “จำนวนเงิน” ที่ได้รับเข้ามาตามรายละเอียด ในช่องรายการ
• ช่อง “รายจ่าย” เป็นการซื้อสินค้า ใช้บันทึก “จำนวนเงิน” ที่จ่าย ในการซื้อสินค้าที่เกี่ยวข้องกับกิจการ
• ช่อง “รายจ่าย” เป็นค่าใช้จ่ายอื่นๆ ใช้บันทึก “จำนวนเงิน” เป็นค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ
• กรณีขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ หรือซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ ให้บันทึกในวันที่ ได้รับชำระหรือวันที่จ่ายค่าสินค้านั้น โดยอธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ

2. ต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายเป็นภาษาไทย ถ้าทำเป็นภาษาต่างประเทศให้มีภาษาไทยกำกับ

3. ต้องลงรายการในรายงานเงินสดรับ-จ่าย ภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่มีรายได้หรือรายจ่าย

4.รายการที่นำมาลงในรายงานเงินสดรับ-จ่ายสามารถลงเป็นยอดรวมของวัน โดยมีเอกสารประกอบ รายรับ-รายจ่ายนั้น หรือลงแยกเป็นรายการก็ได้ โดยมีข้อกำหนดดังนี้

• ต้องมีเอกสารหรือหลักฐานประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน, ใบกำกับภาษีหรือบิลเงินสดที่ถูกต้องตามแบบที่กำหนดโดยสรรพากร
• รายจ่ายที่นำมาลงในรายงานได้ ต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการ
• หากมีการขาย/ซื้อเป็นเงินเชื่อ ให้ลงรายการในวันที่ได้รับ/จ่ายเงินจริง โดยอธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ

5.สรุปยอดรายรับและรายจ่ายเป็นรายเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นแบบเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

หลังจากทำความเข้าใจถึงองค์ประกอบของบัญชีรายรับรายจ่ายแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการจดบันทึกรายการต่างๆ อย่างสม่ำเสมอ เป็นการสร้างวินัย และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการร้านค้าหรือกิจการของเรา การใช้แบบฟอร์ม บัญชีรายรับ รายจ่าย ประจำวันสำเร็จรูป หรือโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ก็เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยที่ทำให้การทำบัญชีรายรับ รายจ่ายได้สะดวกสบายยิ่งขึ้น

KTC MERCHANT ตัวช่วยเพื่อธุรกิจร้านค้า

KTC MERCHANT บริการรับชำระเงินหลากหลายรูปแบบเพื่อธุรกิจร้านค้า ที่ครอบคลุมทุกการใช้งานจากสถาบันการเงินชั้นนำทั่วโลก ซึ่งเป็นตัวช่วยเสริมศักยภาพและโอกาสในการแข่งขันทางธุรกิจให้แก่ร้านค้า ผ่านบริการหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นบริการรับชำระผ่านระบบอนไลน์ (Payment Gateway) ที่ออกแบบมาเพื่อร้านค้าออนไลน์โดยเฉพาะให้สามารถซื้อขายได้ตลอด 24 ชั่วโมง เพื่อ, บริการรับชำระผ่านเครื่องรูดบัตร (EDC), QR PAY เพิ่มความสะดวกสบายให้กับลูกค้าด้วยการจ่ายเงินผ่าน QR CODE ที่ง่ายและรวดเร็ว, ALIPAY & ALIPAY+ รองรับการชำระเงินด้วยอาลีเพย์ สำหรับชาวจีน และ อาลีเพย์ พลัส โมบายวอลเล็ต ชั้นนำของชาวฮ่องกง, มาเลเซีย และเกาหลีใต้ ฯลฯ นอกจากนี้ สำหรับผู้ที่สนใจสามารถสมัครออนไลน์ได้ทันทีด้วย หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ 02 123 5700 กด 3

ตอบรับทุกบริการ ชำระเงิน ด้วย KTC MERCHANT