ระบบ LEAN คืออะไร 5 หัวใจสำคัญในการพัฒนาทีมและองค์กรมีอะไรบ้าง?

คำว่าลีน (LEAN) เป็นคำทับศัพท์ภาษาอังกฤษที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน อย่างในแวดวงการออกกำลังกาย การลีนก็คือการลดไขมัน เพื่อคงไว้ซึ่งกล้ามเนื้อที่เป็นสิ่งสำคัญ ในวงการการบริหารองค์กรและทีมก็เช่นกัน ว่าแต่จะมีการนำระบบลีนมาใช้อย่างไร? และจะช่วยพัฒนาทีมและองค์กรให้มีประสิทธิภาพขึ้นได้ยังไง KTC สรุปรวมข้อมูลมาให้แล้ว

ระบบลีน (LEAN) คืออะไร?

ระบบลีน (LEAN) คือรูปแบบ และแนวทางในการปรับการทำงานของทีม หรือองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเน้นไปที่การลดกระบวนการ และขั้นตอนในการทำงานที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่าให้ลดน้อยลง พูดง่ายๆ ว่าเปลี่ยนระบบการทำงานที่ไม่จำเป็นและเสียเวลา ให้กลายเป็นการทำงานที่สร้างมูลค่า ผลกำไร และประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น

ประโยชน์ของระบบลีน (LEAN) มีอะไรบ้าง?

ระบบลีน (LEAN) ถือว่าสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับทั้งแวดวงการบริหาร และการผลิต ซึ่งจะมีความแตกต่างกันไปตามรูปแบบการใช้งาน โดยสามารถสรุปประโยชน์หลักๆ ได้ดังนี้

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ระบบลีน (LEAN) มีจุดประสงค์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์รวม เป็นการตัดความสูญเปล่าในการกระบวนการทำงานออก ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

• ลดต้นทุนในการผลิต

อีกหนึ่งจุดประสงค์ของระบบลีน (LEAN) คือการช่วยลดต้นทุน ลดค่าใช้จ่ายในส่วนที่ไม่จำเป็นออก ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนในการผลิตได้ดีกว่าเดิม

• ตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้ามากขึ้น

ระบบลีน (LEAN) จะเน้นที่การตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้า เพราะลูกค้าคือคนสำคัญของธุรกิจ โดยการตอบสนองความต้องการแบบตรงจุด ลูกค้าจะได้รับประสบการณ์ในการใช้สินค้า และบริการที่ดี ซึ่งมีโอกาสสูงที่จะกลายเป็นลูกค้าประจำ (Royalty Costumer) ในอนาคตได้

• ใช้ทรัพยากรในการผลิตได้เต็มประสิทธิภาพ

การนำระบบลีน (LEAN) มาใช้ ช่วยให้สามารถวิเคราะห์ต้นทุน และค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้อย่างรอบคอบมากยิ่งขึ้น เป็นผลให้เราใช้ทรัพยากรทั้งบุคคล และการผลิตได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และเกิดประโยชน์สูงสุด

• เกิดความสัมพันธ์ภายในทีมที่ดี

นอกจากการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานแล้ว ระบบลีน (LEAN) ยังมีแนวทางในการส่งเสริมการสื่อสารกันภายในองค์กร ทั้งผู้บริหารและพนักงาน เปิดโอกาสในการแสดงความคิดเห็นเพื่อปรับปรุงรูปแบบแนวทางในการทำงานให้ดีขึ้น ทำให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่า และอยากที่จะร่วมมือกันทำเพื่อไปสู่เป้าหมาย

การ Lean องค์กร ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดต้นทุนที่ไม่จำเป็น

Waste ในระบบ LEAN หมายถึงอะไร?

ความสูญเปล่า หรือ Waste ในระบบลีน (LEAN) ก็คือการทำงาน หรือขั้นตอนที่ไม่ได้สร้างคุณค่าให้กับลูกค้า และองค์กร ถือเป็นความสูญเปล่า หรือ Waste นั่นเอง โดยสามารถแยกประเภทของ Waste ในระบบ LEAN ออกมาได้ดังนี้

• งานที่ไม่มีคุณภาพ หรือต้องแก้ไข (Defect)

ในวงการผลิต ก็คือของเสียระหว่างผลิต ทำให้เสียต้นทุนและเวลา แต่หากเป็นในวงการบริหาร งานที่ไม่มีคุณภาพ ก็คืองานที่เสร็จแล้วแต่ต้องทำการแก้ไข ทำให้ต้องเสียเวลา และทรัพยากรบุคคลในการแก้ไขงานนั้นๆ

• การผลิตสินค้ามากเกินความต้องการ (Overproduction)

สินค้าที่เกิดจากการผลิตที่มากกว่าความต้องการ ทำให้ต้องเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ อาจรวมไปถึงงบประมาณ และแรงงานของบุคคลที่ต้องดูแลอีกด้วย

• ขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน (Excess Processing)

ขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซาก และไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ ทำให้เสียเวลา และทรัพยากรในการทำงาน

• การรอคอย (Waiting)

คือเวลาที่สูญเสียไปโดยเปล่าประโยชน์ เพราะทุกวินาทีของธุรกิจคือกำไร การรอคอยที่ไร้ประโยชน์จะทำให้เสียเวลา เสียทรัพยากร และอาจสูญเสียโอกาสในการทำธุรกิจให้เติบโตยิ่งขึ้น

• สต็อกสินค้ามากเกินไป (Inventory)

การผลิตสินค้าจำนวนมาก เนื่องจากอาจช่วยลดต้นทุนราคาในการผลิต โดยไม่ได้คำนึงถึงความต้องการของลูกค้า อาจกลายเป็นความสูญเปล่าได้เช่นกัน เพราะหากมีสินค้ามากเกินไป นอกจากเงินทุนจะจมอยู่กับสินค้า ยังต้องสูญเสียค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ และแรงงานในการดูแลอีกด้วย

• การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น (Motion)

มีความคล้ายคลึงกับการทำงานที่ซับซ้อน แต่จะเน้นไปที่กระบวนการทำงาน หรือผลิตที่ไม่จำเป็น หรือขั้นตอนที่ใช้เวลามากเกินไป ก็จะทำให้เสียเวลามากขึ้น

• การขนย้ายมากเกินไป (Transportation)

ค่าใช้จ่าย และเวลาในการขนย้ายสินค้า ก็ถือเป็นหนึ่งในความสูญเปล่า (Waste) ซึ่งส่วนใหญ่มีสาเหตุมาจากสถานที่ผลิตอยู่ห่างไกลจากคลัง ทำให้ต้องใช้ระยะเวลานานในการขนส่ง รวมไปถึงค่าน้ำมันในการขนส่งที่มากขึ้นเช่นกัน

การนำระบบ Lean มาใช้ในการพัฒนาทีมและองค์กรเรียกว่า “Lean Management”

5 หัวใจสำคัญระบบลีน (LEAN) มีอะไรบ้าง?

หากใครอยากนำระบบลีน (LEAN) ไปปรับใช้ในการทำงานทั้งฝ่ายผลิตและบริหาร สามารถเริ่มต้นง่ายๆ ด้วยหลักหัวใจสำคัญ 5 ข้อของระบบลีน (LEAN) ดังต่อไปนี้

• กำหนดเป้าหมายหรือคุณค่า (Define Value)

เริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายหรือคุณค่าในสินค้าหรือบริการของเรา ว่าจะสามารถตอบโจทย์ลูกค้า หรือสร้างคุณค่าให้กับลูกค้าได้อย่างไรบ้าง เพื่อจะได้สร้างสินค้า และบริการออกมาได้ตรงกับความต้องการ โดยอาจจะใช้เป็นการสัมภาษณ์ ทำแบบสอบถาม ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ จะช่วยให้เราเข้าใจความต้องการของลูกค้าได้มากยิ่งขึ้น

• วางแผนดำเนินงาน (Map The Value Stream)

เมื่อได้เป้าหมายแล้ว ลำดับต่อมาก็คือการวางแผนการทำงาน เพื่อให้ไปถึงเป้าหมายของเรา ซึ่งจะต้องวางแผนอย่างรอบคอบ วิเคราะห์ว่าขั้นตอนไหนจำเป็น หรือขั้นตอนไหนสามารถตัดออกได้ โดยจะต้องมองเห็นภาพรวมในการทำงานทั้งหมด เพื่อจะได้สามารถนำไปปรับปรุงพัฒนาเพิ่มเติมในอนาคตได้

• สร้างขั้นตอนการดำเนินงาน (Create Flow)

ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนในการออกแบบการทำงานให้เหมาะสม เพื่อให้แน่ใจว่าจะสามารถดำเนินงานได้อย่างไหลลื่น ต่อเนื่อง ไม่มีสะดุด เพื่อป้องกันปัญหา Workload หรืองานกระจุกอยู่ที่ใดที่หนึ่ง

• ผลิตทันเวลาตามความต้องการ (Establish Pull)

เพื่อป้องกันปัญหาการผลิตสินค้าที่มากเกินความต้องการ การผลิตสินค้าได้ทันเวลาและสอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า เพื่อให้เกิดการหมุนเวียนที่สอดคล้องกันระหว่างสินค้าและความต้องการ

• วัดผลลัพธ์ความสมบูรณ์แบบ (Pursue Perfection)

เมื่อทำงานแล้วก็ต้องมีการวัดผล โดยการวัดผลแบบระบบลีน (LEAN) จะเน้นที่ผลลัพธ์ ว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ หรือมีอะไรที่เป็นปัญหาต้องปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพมากกว่าเดิม รวมไปถึงการวิเคราะห์ขั้นตอนการดำเนินงานว่ายังมีส่วนใดที่ยังคงเกิดความสูญเปล่า (Waste) อยู่หรือไม่ เพื่อจะได้หาทางในการลดความสูญเปล่าให้น้อยลงกว่าเดิม

เทคนิคการนำระบบ LEAN มาใช้พัฒนาทีมและองค์กร

การนำระบบลีน (LEAN) มาใช้ในการพัฒนาทีมและองค์กร จะมีชื่อเรียกว่า “Lean Management” ซึ่งก็คือการนำหัวใจหลักของระบบลีน (LEAN) มาใช้ในการพัฒนาองค์กร สถานศึกษา หรือบริษัท เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์ให้มากยิ่งขึ้น มีเทคนิคที่สามารถปรับใช้ได้ง่ายๆ ดังนี้

• สร้างความเข้าใจร่วมกัน

ก่อนจะเริ่มนำระบบลีน (LEAN) ไปปรับใช้ในทีมหรือองค์กร ควรเริ่มสร้างความเข้าใจ หรือให้ความรู้เกี่ยวกับระบบลีน (LEAN) กับพนักงาน หรือสมาชิกภายในทีมก่อน เพื่อให้ทุกคนเกิดความเข้าใจตรงกัน และร่วมมือในการปฏิบัติ ซึ่งจะทำให้สามารถช่วยให้ระบบลีน (LEAN) มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

• ค่อยๆ เริ่มต้น

หากทีม หรือองค์กรต้องการจะใช้ระบบลีน (LEAN) แนะนำให้เริ่มต้นจากทีมเล็กๆ หรือโปรเจคเล็กๆ ก่อน ถือเป็นโอกาสในการเรียนรู้ของสมาชิกในทีม และพนักงานในองค์กร รวมไปถึงผู้นำเองก็จะสามารถมองเห็นถึงผลลัพธ์ได้ก่อน เพื่อจะได้นำไปปรับปรุง และพัฒนา เพื่อปรับใช้ให้กว้างขึ้นในอนาคต

• เลือกใช้หลักสำคัญของระบบลีน (LEAN) อย่างเหมาะสม

หัวใจสำคัญของระบบลีน (LEAN) อาจไม่ได้เหมาะสมกับทีม หรือองค์กรทุกข้อ เนื่องจากสภาพแวดล้อมในการทำงานที่แตกต่างกัน ควรเลือกใช้ให้เหมาะสมกับลักษณะของทีม และองค์กร เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

• ปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง

ผลลัพธ์จากการใช้ระบบลีน (LEAN) ไม่ได้เกิดขึ้นจากการใช้เพียงระยะเวลาสั้นๆ ต้องปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง และพัฒนาปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา เพื่อการก้าวไปข้างหน้าของทีมและองค์ที่ดีขึ้นเสมอ

• วัดผลเพื่อปรับปรุงและพัฒนา

การวัดผลจะช่วยให้ทราบได้ว่าระบบลีน (LEAN) ที่นำมาใช้นั้น ส่งผลอย่างไรกับทีม หรือองค์กร และมีส่วนไหนที่สามารถพัฒนาหรือปรับปรุงเพื่อผลลัพธ์ที่ดีขึ้นได้ การวัดผลอยู่ที่สม่ำเสมอ ก็จะช่วยอุดรอยรั่วต่างๆ ส่งผลให้การทำงานเต็มไปด้วยคุณภาพ และมีประสิทธิภาพสูงสุด

ระบบลีน (LEAN) สามารถใช้ได้ ไม่เพียงแค่ภาคอุตสาหกรรม หรือองค์กรเท่านั้น แต่ยังสามารถนำมาปรับใช้ในชีวิตประจำวันได้ด้วย เช่นการสร้างความคุ้มค่าในการใช้จ่ายให้มากยิ่งขึ้น ด้วยการเลือกใช้บัตรเครดิตที่เต็มไปด้วยสิทธิประโยชน์ ถือเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารเงินให้คุ้มค่า และได้รับผลประโยชน์สูงสุด อย่างเช่นบัตรเครดิต KTC บัตรเครดิตที่อัดแน่นไปด้วยสิทธิพิเศษจากร้านค้า ร้านอาหาร และแบรนด์ชั้นนำ ตอบโจทย์ทุกไลฟ์สไตล์การใช้จ่าย สามารถสะสมคะแนน KTC FOREVER ได้แบบไม่จำกัด สามารถใช้แลกรับเป็นส่วนลด หรือเครดิตเงินคืนได้ และยังสามารถเปลี่ยนยอดชำระเต็ม เป็นยอดผ่อนชำระด้วยอัตราดอกเบี้ยพิเศษได้ด้วยตนเอง ผ่านแอป KTC Mobile และยังไม่มีค่าธรรมเนียมแรกเข้าและรายปี กดสมัครบัตรเครดิต KTC ออนไลน์ สมัครง่ายๆ ผ่านเว็บไซต์ พร้อมรับสิทธิพิเศษได้เลย

ใช้จ่าย คุ้มค่า นึกถึงบัตรเครดิต KTC