Onboarding & Orientation เทคนิคช่วยพนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับองค์กร

การต้อนรับและเสริมสร้างการปรับตัวของพนักงานใหม่ในองค์กร นับว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญในการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงานใหม่อย่างหนึ่ง และขั้นตอนการทำ Onboarding และ Orientation ก็ถือเป็นกระบวนการพื้นฐานที่ช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกผ่อนคลายและเข้าใจวัฒนธรรมองค์กร รวมถึงบทบาทหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบในงานมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้ บริษัทหลายๆ แห่งอาจจะมองข้ามกระบวนการที่สำคัญนี้ไป ฉะนั้น วันนี้ เราจะพาทุกคนมาทำความรู้จักกับความสำคัญของ Onboarding และ Orientation ว่าการมีโปรแกรมที่ดีจะช่วยให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่าและร่วมสร้างความสำเร็จให้กับองค์กรได้อย่างไร

Onboarding คืออะไร ?

Onboarding คือ โปรแกรมอบรมพนักงานใหม่ โดยเป็นกระบวนการที่องค์กรใช้ในการต้อนรับและปรับตัวพนักงานใหม่ให้เข้ากับวัฒนธรรมและรู้จักวิธีการทำงานขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการทำ Onboarding มักมีจุดมุ่งหมาย เพื่อช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมและองค์กรตั้งแต่วันแรกที่เริ่มงานนั่นเอง ดังนั้นแล้ว กระบวนการ Onboarding จึงมักจะมีเนื้อหา ดังนี้

• วัฒนธรรมองค์กร: ให้พนักงานใหม่เข้าใจค่านิยมและวิสัยทัศน์ขององค์กร
• บทบาทและหน้าที่: ทำให้พนักงานใหม่รู้จักหน้าที่ของตนเองและเป้าหมายที่ต้องทำ
• การฝึกอบรมและแนะนำเครื่องมือ: การให้ข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องมือหรือระบบที่องค์กรใช้
• การพบปะกับทีมงาน: ให้พนักงานใหม่ได้ทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชา
• การปรับตัวในสภาพแวดล้อมการทำงาน: ช่วยให้พนักงานสามารถปรับตัวในที่ทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

กระบวนการ Onboarding ที่ดีจะช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกมีคุณค่าในทีมและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เร็วขึ้น ลดอัตราการลาออก และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับองค์กรในระยะยาวอีกด้วย

ข้อดี-ข้อเสียของ Onboarding

การทำ Onboarding หรือโปรแกรมอบรมพนักงานใหม่ ไม่ได้มีเพียงข้อดี แต่ก็มีข้อเสียบางอย่างที่ HR ควรพิจารณาเช่นกัน ทั้งนี้ เราสามารถจำแนกข้อดีและข้อเสียของ Onboarding ไว้ ดังนี้

ข้อดีของ Onboarding

• ข้อดีสำหรับพนักงานใหม่ คือช่วยให้ปรับตัวได้เร็วขึ้น โดย Onboarding จะช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจบทบาทและความคาดหวังในงานได้เร็วขึ้น ทำให้สามารถเริ่มทำงานได้มีประสิทธิภาพตั้งแต่วันแรก ทั้งยัง สามารถสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงาน โดยรู้สึกถึงความต้อนรับและเป็นส่วนหนึ่งของทีม สร้างความประทับใจแรกพบที่มีค่า ไม่เกิดอาการประหม่า เป็นต้น
• ข้อดีสำหรับองค์กร คือ เมื่อพนักงานใหม่รู้สึกว่าองค์กรใส่ใจในการปรับตัวและพัฒนาพนักงานจะมีความผูกพันและความพึงพอใจในองค์กรมากขึ้น ช่วยลดอัตราการลาออกในช่วงทดลองงาน เพราะพนักงานจะรู้สึกมั่นใจและเห็นเส้นทางในสายงานที่สามารถเติบโตก้าวหน้าภายใต้การทำงานอยู่ในองค์กรนี้ เป็นต้น

ข้อเสียของ Onboarding

• ข้อเสียสำหรับพนักงานใหม่ คือ อาจทำให้พนักงานใหม่รู้สึกท่วมท้น โดยหากกระบวนการ Onboarding มีข้อมูลมากเกินไปในช่วงเวลาสั้นๆ ก็อาจทำให้พนักงานใหม่รู้สึกสับสนในการจดจำหรือปฏิบัติตาม
• ข้อเสียสำหรับองค์กร ก็อาจจะเป็นการพัฒนาโปรแกรม Onboarding ที่มีคุณภาพต้องใช้ทั้งเวลาและทรัพยากร เช่น การจัดเตรียมสื่อ การจัดการการฝึกอบรม และการร่วมมือจากหลายฝ่าย และหากไม่ออกแบบให้เหมาะสม ก็อาจทำให้เกิดภาระทางเวลาและทรัพยากรที่มากเกินไป

ขั้นตอนของการทำ Onboarding

จริงๆ แล้วนั้นกระบวนการ Onboarding มีหลายขั้นตอน ไม่ตายตัว และสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามบริบทขององค์กร ดังนั้น ขั้นตอนและวิธีการทั่วไปในการทำ Onboarding ให้เป็นไปอย่างราบรื่นสามารถทำได้ โดยมีขั้นตอน ดังนี้

1. การเตรียมความพร้อมก่อนพนักงานเริ่มงานโดยจริงๆ แล้วการ Onboarding นั้น เริ่มตั้งแต่พนักงานใหม่ ยังไม่มาเริ่มงานเลยก็ว่า ได้ โดยขั้นตอนนี้ก็คือการเตรียมเอกสารและอุปกรณ์สำคัญให้พนักงานใหม่ เช่น คู่มือพนักงานและอุปกรณ์ทำงานอย่าง คอมพิวเตอร์ บัตรประจำตัว เครื่องแบบ และชุดของขวัญต้อนรับพนักงาน (ถ้ามี) รวมไปถึงการเตรียมพร้อมของโปรแกรมที่จำเป็นสำหรับการเริ่มต้นงาน เช่น ระบบซอฟต์แวร์ที่ใช้งาน, กระบวนการทำงาน, หรือเครื่องมือที่ใช้ในการทำงาน เป็นต้น
2. การปฐมนิเทศหรือก็คือการทำ Orientation โดยเป็นกระบวนการให้ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับองค์กร โครงสร้างองค์กร ประวัติองค์กร สวัสดิการ กฎระเบียบ และอื่นๆ ทั้งนี้ ในขั้นตอนนี้ก็จะรวมไปถึง การแนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับเพื่อนร่วมงาน ผู้บังคับบัญชา และทีมงานต่างๆ ในองค์กร
3. การฝึกอบรมและแนะนำงานการฝึกอบรมงานก็เป็นอีกหนึ่งขั้นตอนสำคัญ เพราะถึงแม้ว่าพนักงานใหม่จะมีประสบการณ์การทำงานมาก่อน ก็ย่อมต้องมีเวลาในการทำความเข้าใจลักษณะงาน ความรับผิดชอบ รวมถึงระบบที่ใช้ กระบวนการทำงาน และโปรเจกต์ที่ต้องดูแล โดยขั้นตอนนี้ มักจะต้องได้รับคำแนะนำจากผู้บังคับบัญชา ที่จะต้องให้การดูแลและให้คำแนะนำเกี่ยวกับความคาดหวังในงานที่ทำ พร้อมให้พนักงานใหม่มีเวลาทบทวนข้อมูลและปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมการทำงาน รวมไปถึง การทำ Buddy Program จับคู่พนักงานใหม่กับพนักงานเก่า เพื่อเป็นผู้ให้คำแนะนำและเสริมสร้างความสัมพันธ์ในทีม ก็นับว่าอยู่ในขั้นตอนนี้เช่นกัน
4. การติดตามผลและประเมินผลอาทิ การติดตามความคืบหน้า ตรวจสอบความพึงพอใจและความเข้าใจของพนักงานใหม่ในช่วงแรก เช่น การพูดคุยกับพนักงานใหม่เพื่อตรวจสอบว่ามีปัญหาหรือข้อสงสัยอะไรบ้าง รวมไปถึง การประเมินผล Onboarding โดยให้พนักงานใหม่ได้ประเมินกระบวนการ Onboarding เพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับพนักงานใหม่ในอนาคต โดยการสอบถามข้อเสนอแนะจากทั้งพนักงานและผู้บังคับบัญชา เป็นต้น

อุปสรรคของการทำ Onboarding

การทำ Onboarding มักเกี่ยวข้องกับการวางแผนที่ไม่ดี จึงมีอุปสรรคที่ HR ควรทราบ เพื่อหาแนวทางรับมือและสร้างการ Onboarding ที่เหมาะสมกับบริบทขององค์กรคุณ โดยอุปสรรคต่อไปนี้ หาก HR สามารถก้าวผ่านได้ ก็จะทำให้คุณมีโปรแกรม On-boarding ที่มีประสิทธิภาพ

• การขาดการสนับสนุนจากผู้บังคับบัญชาและทีมงานที่เกี่ยวข้อง อาทิ ขั้นตอนการฝึกอบรมและแนะนำงาน หากการขาดการสนับสนุนจากผู้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงาน ก็จะทำให้พนักงานใหม่รู้สึกโดดเดี่ยว และขาดการช่วยเหลือในการทำงาน ทำให้ไม่สามารถปรับตัวได้เร็ว
• การขาดความยืดหยุ่นในกระบวนการ เพราะโปรแกรม Onboarding ที่เป็นมาตรฐานเดียวกันสำหรับทุกคนอาจไม่เหมาะสมกับทุกคน พนักงานใหม่แต่ละคนมีประสบการณ์และความต้องการที่แตกต่างกัน ในบางขั้นตอนก็อาจจะต้องมีการปรับบริบทหรือเนื้อหาให้เข้ากับพนักงาน เพื่อให้พนักงานใหม่ได้รับการสนับสนุนที่เหมาะสมกับบทบาทของตนเอง เป็นต้น
• การขาดเทคโนโลยีและเครื่องมือที่เหมาะสม บางองค์กรก็อาจจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีหรือเครื่องมือที่เหมาะสมในการ Onboarding เช่น ระบบ HRIS (Human Resource Information System), LMS (Learning Management System), และอื่นๆ เพื่อให้การ Onboarding สะดวกและตอบโจทย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
• การขาดการติดตามผล โดยหากไม่มีการติดตามผลหลังจากการ Onboarding หรือไม่มีการตรวจสอบว่าพนักงานใหม่สามารถปรับตัวได้ดีแค่ไหน องค์กรอาจไม่ทราบถึงปัญหาหรือข้อบกพร่องในกระบวนการต่างๆ เป็นต้น

การ Onboarding ช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกมีคุณค่าในทีมและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้

Orientation คืออะไร ?

Orientation คือหนึ่งในขั้นตอนของการ Onboarding ซึ่งก็คือ กระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ซึ่งเป็นขั้นตอนแรกๆ ของการเริ่มงานในองค์กร โดยมีเป้าหมายเพื่อช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจเกี่ยวกับ องค์กร วัฒนธรรม วิธีการทำงาน และบทบาทหน้าที่ของตนเองมากยิ่งขึ้น โดยจะใช้เวลาเพียงสั้นๆ อาจจะ 1-3 วันแรก เป็นต้น

ข้อดี-ข้อเสียของ Orientation

การ Orientation เป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจองค์กรและปรับตัวได้เร็วขึ้น อย่างไรก็ตาม การมีทั้งข้อดีและข้อเสีย ได้แก่

ข้อดีของ Orientation

• ข้อดีสำหรับพนักงานใหม่ การทำ Orientation จะช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจองค์กรเร็วขึ้น ทั้งในเรื่องวิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยมองค์กร ทำให้พนักงานเข้าใจเป้าหมายขององค์กรและบทบาทของตัวเอง รวมไปถึง พนักงานใหม่จะได้รับข้อมูลพื้นฐาน เช่น นโยบาย สิทธิประโยชน์ และแนวทางการทำงาน เพื่อลดความกังวลในการเริ่มต้นงาน และยังได้รู้สึกว่าได้รับการต้อนรับและเป็นส่วนหนึ่งของทีม
• ข้อดีสำหรับองค์กร การทำ Orientation จะช่วยให้พนักงาน มีความผูกพันกับองค์กรเร็วขึ้น พนักงานใหม่สามารถเริ่มงานได้เร็วขึ้น เพราะได้รับข้อมูลที่จำเป็น ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการทำงาน และสามารถเป็นหนึ่งในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่งได้ ด้วยทำให้พนักงานใหม่ได้ซึมซับค่านิยมและวัฒนธรรมองค์กรได้ง่ายขึ้น

ข้อเสียของ Orientation

• ข้อเสียสำหรับพนักงานใหม่ จะเกิดขึ้นหากองค์กรให้ข้อมูลจำนวนมากในวันเดียว ก็อาจทำให้พนักงานใหม่จำไม่หมด รู้สึกเหนื่อยล้า และเบื่อได้
• ข้อเสียสำหรับองค์กร ในการทำ Orientation อาจมีการใช้เวลามากและมีต้นทุนในการดำเนินการ โดยอาจจะมีค่าใช้จ่ายสำหรับเอกสาร อุปกรณ์ หรือซอฟต์แวร์ที่ใช้และต้องเสียค่าใช้จ่าย เป็นต้น

ขั้นตอนของการทำ Orientation

อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่า การ Orientation นั้น เป็นหนึ่งในขั้นตอนใน Onboarding ฉะนั้น โดยทั่วไปแล้วก็มักจะเป็นการให้ข้อมูลที่จำเป็นกับพนักงานใหม่ ดังนี้

1.การเตรียมความพร้อมก่อนวันปฐมนิเทศ

เพื่อสร้างความประทับใจและให้พนักงานใหม่ได้ทราบและได้รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเริ่มงาน อาทิ ส่งอีเมลต้อนรับ พร้อมแจ้งกำหนดการปฐมนิเทศ จัดเตรียมเอกสารและสถานที่ที่จะใช้ทำ Orientation การสร้างบัญชีอีเมล และตั้งค่าระบบ IT ที่พนักงานต้องใช้ เป็นต้น โดยขั้นตอนเหล่านี้ องค์กรสามารถใช้ระบบ HRIS ในการจัดเตรียมเอกสารและแจ้งเตือนพนักงานใหม่ล่วงหน้าได้

2.การจัดเตรียมเนื้อหาและกำหนดการต่างๆ

เพราะนอกจากการให้ข้อมูลสำคัญ เช่น การอธิบายวิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยมองค์กร

แนะนำโครงสร้างองค์กร บทบาทของแผนกต่างๆ นโยบาย กฎระเบียบของบริษัท รวมไปถึงสิทธิประโยชน์และสวัสดิการที่บริษัทมีให้แล้วนั้น เราสามารถทำให้การ Orientation น่าสนใจได้ผ่านกิจกรรมอื่นๆ เช่นกัน อาทิ กิจกรรม Ice-breaking หรือ Team Building เล็กๆ, Office Tour, และการแจก Welcome Kit เช่น เสื้อบริษัท ของที่ระลึก หรือเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงาน เป็นต้น

3.การฝึกอบรมเบื้องต้นเกี่ยวกับงาน

นอกจากข้อมูลต่างๆ แล้ว อีกหนึ่งอย่างที่สำคัญไม่แพ้กันเลยคือ การให้พนักงานใหม่รู้ว่าต้องทำอะไร และใช้งานเครื่องมือต่างๆ ได้อย่างถูกต้อง การแนะนำเครื่องมือและซอฟต์แวร์ ที่ใช้ในการทำงาน รวมไปถึง Process ที่สำคัญต่างๆ อาทิ ขั้นตอนการอนุมัติเอกสาร หรือวิธีขอวันลา การกำหนดเป้าหมายในช่วงทดลองงาน (Probation Period) เพื่อให้พนักงานเข้าใจสิ่งที่องค์กรคาดหวัง ก็ควรอยู่ในเนื้อหาของการทำ Orientationเช่นกัน

อุปสรรคของการทำ Orientation

แม้ว่า Orientation จะเป็นกระบวนการสำคัญในการช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับองค์กรได้ดีขึ้น แต่ก็มีอุปสรรคที่ HR ควรต้องคำนึง เพื่อให้กระบวนการนี้มีประสิทธิภาพและสร้างความประทับใจให้แก่พนักงานใหม่ได้ ดังนี้

• การให้ข้อมูลที่มากเกินไป ในวันแรกของการปฐมนิเทศ พนักงานใหม่มักได้รับข้อมูลจำนวนมากเกี่ยวกับนโยบายองค์กร วัฒนธรรมบริษัท โครงสร้างแผนก และการใช้ระบบต่างๆ ซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนและจำอะไรไม่ได้เลย ดังนั้น หากองค์กรของคุณมีข้อมูลและรายละเอียดสำคัญมาก ควรแบ่งการ Orientation ออกเป็นหลายช่วง แทนที่จะอัดแน่นในวันเดียว รวมไปถึงใช้สื่อวิดีโอ หรือให้เอกสารสรุปเป็น คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) หรือ Infographic ที่อ่านเข้าใจง่าย
• การขาดปฏิสัมพันธ์และความน่าสนใจ นับเป็นอุปสรรคอีกหนึ่งอย่าง เพราะหากการ Orientation เป็นการบรรยายเพียงอย่างเดียว พนักงานใหม่อาจรู้สึกเบื่อ และไม่มีโอกาสได้มีส่วนร่วม ทำให้ขาดความเชื่อมโยงกับองค์กร ฉะนั้น การใช้กิจกรรม Ice-breaking หรือ Team Building เพื่อให้พนักงานใหม่รู้สึกผ่อนคลาย เปิดโอกาสให้พนักงานใหม่ ถาม-ตอบ (Q&A) เพื่อให้เกิดการมีส่วนร่วมก็นับเป็นทางเลือกที่ดีเช่นกัน

สรุปความแตกต่างระหว่าง Onboarding กับ Orientation

จากที่กล่าวมาทั้งหมดนี้จะเห็นได้ว่าการทำ Onboarding และ Orientation เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับพนักงานใหม่และเชื่อมโยงกัน ทั้งนี้ ทั้งสองอย่างนี้มีความแตกต่างกันอย่างชัดเจน โดยสรุปเป็นตารางได้ ดังต่อไปนี้

การทำ Onboarding และ Orientation ที่มีประสิทธิภาพไม่ได้เป็นเพียงแค่กระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่เท่านั้น แต่ยังเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างทีมที่แข็งแกร่งและส่งเสริมความสัมพันธ์ภายในองค์กร อย่างไรก็ตาม กระบวนการเหล่านี้จะสมบูรณ์แบบได้ ก็ต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่ายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น HR, หัวหน้างาน หรือเพื่อนร่วมงาน เพื่อให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวได้เร็วขึ้นและสร้างผลงานที่มีคุณภาพ

นอกจากนี้ ก็อาจจะต้องมีตัวช่วยทางเทคโนโลยี เช่น ระบบ HRIS ในการจัดการเรื่อง Onboarding และ Orientation ให้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แต่ถ้าคุณกำลังมองหาตัวช่วยในการจัดการการเงินให้ง่ายและประสบความสำเร็จ ก็ต้องบัตรเครดิต KTC ที่สามารถทำให้คุณคุ้มค่าทุกการใช้จ่าย ช่วยควบคุมการใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยสิทธิประโยชน์จากบัตรฯ ไม่ว่าจะเป็น ส่วนลดจากร้านค้าชั้นนำ คะแนน KTC FOREVER ที่สามารถนำคะแนนไปแลกรับเป็นส่วนลด หรือเครดิตเงินคืนได้ และอีกมากมาย ฉะนั้น ถ้ายังไม่มีบัตร ก็สามารถสมัครบัตรเครดิต KTC และยื่นเอกสารออนไลน์ได้แล้ววันนี้ รับรองว่าทั้งสะดวก ทั้งง่าย และได้ใช้จ่ายอย่างคุ้มค่าอย่างแน่นอน

ใช้จ่าย คุ้มค่า นึกถึงบัตรเครดิต KTC