ทุกข้อควรรู้เกี่ยวกับการออกและใช้ใบเตือนพนักงาน บกพร่องในหน้าที่

ใบเตือนพนักงาน หรือหนังสือเตือนพนักงาน (Warning Letter) เป็นเครื่องมือที่องค์กรใช้ในการแจ้งเตือนพนักงานเกี่ยวกับพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม หรือการละเมิดกฎระเบียบของบริษัท การออกใบเตือนเป็นขั้นตอนสำคัญในการบริหารงานบุคคล และเป็นหลักฐานที่มีผลทางกฎหมายในการดำเนินการกับพนักงานที่กระทำผิดซ้ำๆ โดยบทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจเกี่ยวกับความหมายของใบเตือน กฎหมายที่เกี่ยวข้อง วิธีการเขียน ข้อควรรู้ และคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบเตือนพนักงาน เพื่อให้ทั้งนายจ้างและพนักงานสามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง

ใบเตือนพนักงาน หรือหนังสือเตือนพนักงาน คืออะไร ?

ใบเตือนพนักงาน คือ เอกสารที่นายจ้างออกให้แก่พนักงานเพื่อแจ้งให้ทราบถึงการกระทำผิดที่ขัดต่อกฎระเบียบของบริษัท พร้อมกับให้โอกาสพนักงานปรับปรุงพฤติกรรมของตนเอง โดยทั่วไปใบเตือนพนักงานจะมีการระบุรายละเอียดของการกระทำผิด เหตุผลในการออกใบเตือน รวมถึงแนวทางแก้ไขปัญหา ทั้งนี้ใบเตือนมีความสำคัญอย่างมาก เพราะเป็นเอกสารหลักฐานที่สามารถใช้สนับสนุนการดำเนินมาตรการทางวินัยต่อพนักงานได้ในอนาคต

กฎหมายและวิธีการเขียนใบเตือนพนักงาน

ตามกฎหมายแรงงานไทย การออกใบเตือนพนักงานต้องเป็นไปตามกฎระเบียบและมาตรฐานที่กำหนดไว้ โดยสาระสำคัญของกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับใบเตือนพนักงาน ได้แก่

• ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 119 หากพนักงานกระทำความผิดร้ายแรง นายจ้างสามารถเลิกจ้างได้ทันทีโดยไม่ต้องมีใบเตือน
• ในกรณีที่พนักงานกระทำผิดที่ไม่ร้ายแรง นายจ้างจะต้องมีการออกใบเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร และต้องเก็บเป็นหลักฐานในระยะเวลาหนึ่ง
• ใบเตือนพนักงานจะมีอายุ 1 ปี นับจากวันที่ออก หากพนักงานกระทำผิดซ้ำในเรื่องเดิมภายในระยะเวลานี้ นายจ้างสามารถเลิกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย

วิธีการเขียนใบเตือนพนักงาน

การออกใบเตือนพนักงานควรมีรายละเอียดที่ชัดเจน โดยใบเตือนที่ถูกต้องควรมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้

1. หัวเรื่อง: "หนังสือเตือนพนักงาน" หรือ "ใบเตือนพนักงาน"
2. ข้อมูลของพนักงาน: ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง และแผนกของพนักงาน
3. รายละเอียดของการกระทำผิด: วัน เวลา และลักษณะของการกระทำผิดที่เกิดขึ้น
4. ข้อบังคับของบริษัทที่เกี่ยวข้อง: ระบุข้อกฎระเบียบที่พนักงานละเมิด
5. คำเตือนและแนวทางแก้ไข: แจ้งให้พนักงานทราบถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นหากไม่ปรับปรุงพฤติกรรม
6. ลายเซ็นของผู้มีอำนาจ: ผู้จัดการหรือฝ่ายบุคคลที่ออกเอกสาร
7. การลงนามรับทราบของพนักงาน: เพื่อเป็นหลักฐานว่าสำเนาถูกส่งให้พนักงานรับทราบแล้ว

ข้อควรรู้เกี่ยวกับการออกใบเตือนพนักงาน

• ใบเตือนควรออกเป็นลายลักษณ์อักษร: คำเตือนด้วยวาจาไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานที่มีผลทางกฎหมาย
• การออกใบเตือนควรทำทันที: นายจ้างไม่ควรออกใบเตือนย้อนหลังในระยะเวลาที่นานเกินไป
• ควรเก็บสำเนาใบเตือนไว้: เพื่อใช้เป็นหลักฐานในอนาคต หากมีการกระทำผิดซ้ำ
• การออกใบเตือนต้องมีเหตุผลอันสมควร: ไม่สามารถออกใบเตือนโดยไม่มีหลักฐานหรือเหตุผลที่ชัดเจน

ใบเตือนพนักงาน มีไว้เพื่อให้พนักงานปรับปรุงแก้ไขและป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำในอนาคตอีก

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบเตือนพนักงาน

1. ใบเตือนพนักงาน กี่ใบไล่ออก ?

โดยปกติแล้วหากพนักงานได้รับใบเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร และกระทำผิดซ้ำในเรื่องเดิมภายใน 1 ปี นายจ้างสามารถเลิกจ้างพนักงานได้โดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย อย่างไรก็ตาม อาจมีข้อกำหนดที่แตกต่างกันไปตามระเบียบของแต่ละองค์กร

2. การเตือนด้วยวาจานับเป็นใบเตือนหรือไม่ ?

การเตือนด้วยวาจาเป็นเพียงคำแนะนำจากหัวหน้างานเท่านั้น หากต้องการใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมาย ควรออกเป็นลายลักษณ์อักษร

3. ออกใบเตือนย้อนหลังได้หรือไม่?

ควรออกใบเตือนทันทีหลังจากพบว่าพนักงานกระทำผิด เพราะการออกใบเตือนย้อนหลังอาจถูกโต้แย้งได้ว่าพนักงานไม่ได้รับโอกาสแก้ไขพฤติกรรมอย่างเป็นธรรม

4. หากพนักงานไม่ยอมเซ็นรับใบเตือน ควรทำอย่างไร ?

นายจ้างสามารถให้พยานที่เกี่ยวข้อง เช่น หัวหน้างานหรือฝ่ายบุคคล ลงนามเป็นพยานแทน และสามารถส่งสำเนาใบเตือนให้พนักงานผ่านอีเมลหรือเอกสารที่สามารถตรวจสอบได้

5. พนักงานสามารถโต้แย้งใบเตือนได้หรือไม่ ?

พนักงานสามารถโต้แย้งกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้บริหารเพื่อขอพิจารณาใหม่ หากเห็นว่าใบเตือนไม่เป็นธรรม หรือพนักงานไม่ได้กระทำผิดจริง บริษัทอาจพิจารณาเพิกถอนหรือแก้ไขเนื้อหาได้

6. ใบเตือนพนักงานมีกี่ใบถึงสามารถไล่ออกได้ ?

อาจเข้าใจกันว่าต้องได้รับใบเตือนครบ 3 ครั้งจึงจะสามารถถูกเลิกจ้างได้ แต่จริงๆ แล้วตามกฎหมายแรงงาน ไม่จำเป็นต้องออกครบ 3 ครั้งก็เลิกจ้างได้ หากพนักงานได้รับใบเตือนเรื่องเดียวกันซ้ำภายใน 1 ปี นายจ้างสามารถเลิกจ้างได้โดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยตามกฎหมายแรงงาน

ใบเตือนพนักงาน มีอายุกี่ปี ?

ตามที่กฎหมายกำหนด ใบเตือนพนักงานมีอายุ 1 ปี นับจากวันที่ออก หากพนักงานไม่กระทำผิดซ้ำภายในช่วงเวลานี้ ใบเตือนจะหมดอายุ อย่างไรก็ตาม หากพนักงานกระทำผิดเรื่องเดิมซ้ำๆ ภายในระยะเวลา 1 ปี นายจ้างสามารถใช้ใบเตือนเดิมเป็นหลักฐานในการเลิกจ้างได้โดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย

ขอบคุณข้อมูลจาก https://th.hrnote.asia/personnel-management/211029-warning-letter/

ใบเตือนพนักงานเป็นเครื่องมือสำคัญในการรักษาระเบียบวินัยภายในองค์กร ทั้งนี้ การออกใบเตือนต้องเป็นไปตามขั้นตอนทางกฎหมาย และควรออกอย่างถูกต้องเพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต สำหรับพนักงาน การหาข้อมูลทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน รวมถึงศึกษากฎระเบียบของบริษัทอย่างถูกต้อง จะช่วยให้เข้าใจและปฏิบัติตัวได้เหมาะสม ไม่ทำผิดกฎจนได้รับใบเตือน นอกจากระเบียบวินัยในการทำงานแล้ว อย่าลืมใส่ใจรายละเอียดในการวางแผนการเงิน เช่น การเลือกใช้บัตรเครดิตที่มีความปลอดภัยและช่วยอำนวยความสะดวกในการชำระเงิน อาทิ บัตรเครดิต KTC ที่มาพร้อมสิทธิประโยชน์มากมาย ช่วยให้บริหารรายจ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ และยังได้รับคะแนน KTC FOREVER ที่สามารถใช้แลกรับเป็นส่วนลดหรือเครดิตเงินคืนได้

ใช้จ่าย คุ้มค่า นึกถึงบัตรเครดิต KTC