Payroll คืออะไร ทำไมสำคัญต่อองค์กร?

เมื่อพูดถึงการจัดการธุรกิจหรือองค์กร สิ่งหนึ่งที่เปรียบเสมือนหัวใจสำคัญขององค์กร คือการดูแลพนักงานอย่างเหมาะสม โดยเฉพาะการดูแลพวกเขาให้ได้รับค่าตอบแทนที่ถูกต้อง ตรงเวลา และเป็นธรรม ซึ่งเป็นเป้าหมายของหลายองค์กรที่ต้องการให้พนักงานทำงานอย่างมีความสุข ดังนั้น Payroll หรือการจัดการเงินเดือนที่ดีจึงเปรียบเสมือนกลไกที่ขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าอย่างราบรื่น แต่ Payroll คืออะไร และทําอะไรได้บ้าง มาหาคำตอบได้ในบทความนี้

เลือกอ่านตามหัวข้อ

• Payroll คืออะไร?
• Payroll ประกอบด้วยอะไรบ้าง แต่ละองค์ประกอบสำคัญอย่างไร?
• ข้อดีของ Payroll มีอะไรบ้าง?
• Salary กับ Payroll ต่างกันอย่างไร ทำไมเกี่ยวข้องกับเงินเดือนเหมือนกัน?
• องค์กรไหนที่ควรมี Payroll บ้าง?
• Payroll ระบบจัดการเงินเดือน ที่ทุกองค์กรควรมี

Payroll คืออะไร?

Payroll คือกระบวนการที่องค์กรใช้ในการจัดการและจ่ายค่าตอบแทนให้กับพนักงาน เป็นระบบที่ครอบคลุมขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับเงินเดือนตามที่ควรจะได้รับ และปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและภาษีอย่างถูกต้อง Payroll จึงเปรียบเสมือนหัวใจสำคัญของทุกองค์กร เพราะเป็นระบบที่ดูแลเรื่องการคำนวณเงินเดือน, ค่าจ้าง, โบนัส และสวัสดิการของพนักงานทุกคนในบริษัท โดยที่รวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว เพื่อให้ฝ่ายบุคคลสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนั่นเอง

ส่วน e-Payroll หรือ ระบบเงินเดือนอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบการจัดการเงินเดือนที่ดำเนินการผ่านระบบคอมพิวเตอร์หรือแพลตฟอร์มออนไลน์ แทนการทำด้วยมือหรือกระดาษแบบเดิม ๆ และ Payroll Register คือรายงานสรุปข้อมูลเงินเดือนของพนักงานทั้งหมดในช่วงเวลาหนึ่ง เช่น รายเดือน หรือรายสัปดาห์ เป็นต้น

Payroll ประกอบด้วยอะไรบ้าง แต่ละองค์ประกอบสำคัญอย่างไร?

ในการทำระบบ Payroll มีหลายองค์ประกอบที่สำคัญ ซึ่งจะเป็นตัวช่วยในการคิดคำนวณเงินเดือนและจ่ายเข้าระบบให้พนักงานอย่างถูกต้อง ได้แก่

ข้อมูลพนักงานทุกคนในองค์กร

การเก็บรวบรวมและจัดการข้อมูลพนักงานเป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญในกระบวนการ Payroll โดยข้อมูลที่ถูกต้อง และอัปเดตอยู่เสมอจะช่วยให้การคำนวณและการจ่ายเงินเดือนใน Payroll เป็นไปอย่างราบรื่นและแม่นยำ ข้อมูลของพนักงานทุกคนในองค์กรจะต้องประกอบไปด้วย

• ข้อมูลส่วนบุคคล : ชื่อ-นามสกุล, เลขประจำตัวประชาชน, ที่อยู่ และข้อมูลติดต่ออื่นๆ
• ข้อมูลการทำงาน : ตำแหน่งงาน วันที่เริ่มทำงาน อัตราค่าจ้าง
• ข้อมูลธนาคาร : เลขที่บัญชี ธนาคาร เพื่อใช้ในการโอนเงินเดือน
• ข้อมูลภาษี : สำหรับการคำนวณ และหักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
• ข้อมูลสวัสดิการ : เช่น ประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ อ่านเพิ่มเติมได้ที่ยื่นประกันสังคมออนไลน์

บันทึกเวลาการทำงานอย่างแม่นยำ

การบันทึกเวลาการทำงานของพนักงานเป็นอีกหนึ่งส่วนสำคัญในกระบวนการ Payroll โดยข้อมูลเหล่านี้รวมถึงการคิดชั่วโมงการทำงานปกติ วิธีการคิดโอที และการขาดงาน รวมถึงวันลาพักร้อนด้วยเช่นกัน ซึ่งการบันทึกเวลาที่ถูกต้องและละเอียดจะช่วยให้การคำนวณเงินเดือนและค่าล่วงเวลาเป็นไปตามมาตรฐานและยุติธรรม

การคำนวณเงินเดือนให้เหมาะสม

การคำนวณเงินเดือนเป็นหัวใจของการจัดการ Payroll อย่างการคำนวณฐานเงินเดือน, ค่าล่วงเวลา, โบนัส และเงินอื่น ๆ ที่พนักงานมีสิทธิ์ได้รับ การใช้ซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือที่ทันสมัยจะช่วยให้การคำนวณเป็นไปอย่างรวดเร็วและแม่นยำ ลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาด โดยระบบจะมีสูตรคำนวณเงินเดือนที่ซับซ้อน แต่ทำงานอัตโนมัติ โดยหักค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าสวัสดิการ ค่าอาหารกลางวัน และค่าเดินทาง โดยปกติแล้วข้อมูลเหล่านี้มักจะปรากฎในหนังสือรับรองเงินเดือนด้วยเช่นกัน

ภาษีที่ต้องหักจากเงินเดือน

การจัดการภาษีเป็นส่วนที่ซับซ้อน และต้องการความแม่นยำในกระบวนการ Payroll การปฏิบัติตามกฎหมายภาษีอย่างเคร่งครัดจะช่วยให้องค์กรสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายและค่าปรับต่าง ๆ ได้ โดยการคำนวณภาษีของ Payroll ประกอบไปด้วย ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

การจ่ายเงินเดือนอย่างรวดเร็วและถูกต้อง

การจ่ายเงินเดือนเป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการ Payroll ที่ต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วและถูกต้อง เพื่อให้พนักงานได้รับค่าตอบแทนตามที่ควรจะได้รับตามเวลาที่กำหนด นอกจากนี้ การจัดการในขั้นตอนนี้ยังต้องมีความโปร่งใสเพื่อให้พนักงานสามารถตรวจสอบรายละเอียดของเงินเดือนได้

• การโอนเงิน : การโอนเงินเข้าบัญชีพนักงานตามข้อมูลที่ได้ระบุไว้ในระบบ การใช้ระบบธนาคารออนไลน์หรือระบบการจ่ายเงินอัตโนมัติจะช่วยให้การโอนเงินเป็นไปอย่างรวดเร็ว และลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาด
• การสร้างสลิปเงินเดือน : สร้างสลิปเงินเดือนให้พนักงานทุกคน เพื่อให้พนักงานสามารถตรวจสอบรายละเอียดของเงินเดือนที่ได้รับ โดยส่งให้พนักงานทางอีเมล ทางออนไลน์ผ่านระบบขององค์กร หรือพิมพ์และแจกจ่ายในรูปแบบเอกสาร

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเสียภาษี ได้ที่ : เงินเดือนเท่าไหร่เสียภาษี

ข้อดีของ Payroll มีอะไรบ้าง?

Payroll หรือ ระบบเงินเดือน ไม่ได้เป็นเพียงแค่การคำนวณและจ่ายเงินให้กับพนักงานเท่านั้น แต่ยังเป็นระบบที่ช่วยบริหารจัดการเรื่องเงินเดือนของพนักงานทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้การทำงานของฝ่ายบุคคลและองค์กร เป็นไปอย่างราบรื่นมากยิ่งขึ้น โดยมีข้อดี ได้แก่

• ความแม่นยำสูง : ลดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน, ค่าจ้าง, โบนัส และสวัสดิการพนักงานต่าง ๆ ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนจะได้รับเงินเดือนที่ถูกต้อง
• ประหยัดเวลา : คำนวณเงินเดือนด้วยระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลา และทรัพยากรของฝ่ายบุคคล ทำให้มีเวลาไปโฟกัสกับงานอื่น ๆ ที่สำคัญกว่า
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน : ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมีระบบระเบียบและรวดเร็ว ทำให้กระบวนการทั้งหมดเสร็จสิ้นได้อย่างทันเวลา
• ปฏิบัติตามกฎหมาย : ระบบ Payroll ช่วยให้บริษัทปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและกฎหมายภาษีได้อย่างถูกต้อง
• เพิ่มความโปร่งใส : สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร
• เพิ่มความพึงพอใจให้กับพนักงาน : เมื่อพนักงานได้รับเงินเดือนที่ถูกต้องและตรงเวลา จะส่งผลให้พนักงานมีความพึงพอใจในองค์กรมากยิ่งขึ้น

Salary กับ Payroll ต่างกันอย่างไร ทำไมเกี่ยวข้องกับเงินเดือนเหมือนกัน?

พนักงานหลายคนอาจจะมีความสงสัยว่า Salary กับ Payroll ต่างกันอย่างไร เนื่องจากทั้งสองคำนี้มีความเกี่ยวข้องกับเงินเดือนเหมือนกัน โดย Salary คือจำนวนฐานเงินเดือนที่พนักงานได้รับเป็นค่าตอบแทน ไม่ขึ้นอยู่กับจำนวนชั่วโมงการทำงานหรือความสำเร็จในงาน ซึ่งบางคนเลือกวิธีการออมเงินเดือนส่วนหนึ่งไว้ในกองทุนสำรองเลี้ยงชีพเพื่อเป้นเงินใช้ยามฉุกเฉิน ส่วน Payroll คือ กระบวนการและระบบที่ใช้ในการจัดการการจ่ายเงินเดือน รวมถึงการคำนวณและการดำเนินการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้น Salary จึงเป็นองค์ประกอบหลักที่ Payroll ต้องจัดการ เนื่องจาก Payroll ต้องคำนวณเงินเดือนที่พนักงานจะได้รับ และจัดการการจ่ายเงินนั้นให้กับพนักงานนั่นเอง

องค์กรไหนที่ควรมี Payroll บ้าง?

Payroll เป็นกระบวนการที่สำคัญ และจำเป็นสำหรับทุกองค์กร ไม่ว่าขนาดจะเล็กหรือใหญ่ ฉะนั้น การใช้ระบบ Payroll จึงเป็นสิ่งที่ช่วยเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร และเพิ่มความพึงพอใจให้กับพนักงาน โดยองค์กรที่ควรมีระบบ Payroll ได้แก่

• ธุรกิจขนาดเล็ก : ยกตัวอย่างเช่น ร้านค้าขนาดเล็ก ร้านอาหาร หรือโรงงานขนาดเล็ก เนื่องจาก Payroll ช่วยให้การจัดการเงินเดือนของพนักงานไม่กี่คนเป็นไปอย่างง่ายดาย และสามารถเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจได้
• ธุรกิจขนาดกลาง : บริษัทผลิต บริษัทบริการ และสตาร์ทอัพ สามารถใช้ Payroll ช่วยจัดการเงินเดือนพนักงานจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรองรับการขยายตัวของธุรกิจ
• องค์กรขนาดใหญ่ : บริษัทข้ามชาติ หน่วยงานราชการ และโรงพยาบาล ที่มีพนักงานจำนวนมากและมีความซับซ้อนของโครงสร้างเงินเดือนสูง ระบบ Payroll ช่วยให้การจัดการเป็นไปอย่างมีระบบ
• องค์กรไม่แสวงหาผลกำไร : มูลนิธิ และองค์กรการกุศล สามารถใช้ Payroll ช่วยให้การจัดการเงินเดือนของอาสาสมัครและพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

Payroll ระบบจัดการเงินเดือนที่ทุกองค์กรควรมี

การจัดการเงินเดือนหรือ Payroll เป็นกระบวนการที่สำคัญในการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร การทำความเข้าใจ และการจัดการเงินเดือนที่ดีสามารถส่งผลต่อความพึงพอใจของพนักงาน และประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรได้อย่างมาก

สำหรับมนุษย์เงินเดือนคนไหนที่ต้องรีบใช้เงินในยามจำเป็น และกำลังกังวลเรื่องค่าใช้จ่าย สามารถสมัครบัตรกดเงินสด KTC PROUD หนึ่งในตัวช่วยเรื่องเงินที่ดีที่สุดของคุณ ทั้งรูดบัตรจ่ายหรือเบิกเงินผ่านแอป KTC Mobile ได้ตลอด 24 ชั่วโมง ไม่ต้องกังวลเรื่องขาดสภาพคล่องทางการเงินอีกต่อไป ตอบโจทย์มนุษย์เงินเดือนยุคใหม่ที่ต้องการใช้จ่ายเงินอย่างชาญฉลาดเมื่อจำเป็น

*กู้เท่าที่จำเป็นและชำระคืนไหว อัตราดอกเบี้ย 25% ต่อปี

บัตรกดเงินสด KTC PROUD ตัวช่วยการใช้เงินที่ตอบโจทย์มนุษย์เงินเดือน